Az emberi erőforrások adják egy vállalat gerincét. A munkavállalók azok, akik nagyban meghatározzák a céged sikerét: közvetlenül hozzájárulnak az általános teljesítményhez és a nyereségességhez. Ezért zökkenőmentesebb szervezeti működést érhetsz el, ha jól és hatékonyan kezeled a munkatársakat érintő adminisztrációt.
A vállalkozások egyre gyakrabban fordulnak egyéni ERP-szoftver megoldásokhoz, hogy optimalizálják HR-műveleteiket és javítsák a működési hatékonyságot. Az Odoo HR modulja pedig kiváló eszköz a humánerőforrás-menedzsment számára, hiszen minden létező funkciót képes integráltan biztosítani a munkatársak digitális kezeléséhez. Az Odoo segítségével a vállalatod HR osztálya garantáltan hatékonyan tudja kezelni az összes feladatot.
Ebben a blogbejegyzésben teljes áttekintést adunk az Odoo 15 HR funkciókról.
Mi az az Odoo?
Az Odoo egy nyílt forráskódú vállalatirányítási rendszer, amely képes kezelni egy vállalat összetett igényeit, mint például az értékesítés, CRM, projektmenedzsment, raktárkezelés, gyártás, pénzügyi adminisztráció és humánerőforrás területek. Továbbá az Odoo küldetése az, hogy olyan szoftvert kínáljon a piaci szereplőknek, amelyik felhasználóbarát, teljes körű, integrált és egyszerűen frissíthető.
Eddig az Odoo vállalkozások millióinak nyújtott egyszerű hozzáférést a vállalkozásuk működtetéséhez és növekedéséhez szükséges digitális eszközökhöz. Az Odoo 30 alapalkalmazást hozott létre, amelyeket rendszeresen frissít. Emellett több, mint 16.000 alkalmazás érhető el a vállalati igények kiszolgálásához. A nyílt forráskódú közösségnek köszönhetően az Odoo képes kiszolgálni az ügyfelek növekvő igényeit és folyamatosan új, innovatív alkalmazásokat szállítani nekünk.
Az Odoo 15-ös verziója
Az Odoo minden évben új, kifinomult funkciókat és módosításokat ad ki a moduljaihoz. Ezek a frissítések segítenek a felhasználóknak évről évre még inkább egyszerűsíteni az üzleti folyamatokat. Október első hete általában azért izgalmas nekünk Odoo felhasználóknak, mert megjelenik az Odoo új verziója. A debütálás nagy eseményéről, az Odoo Experienceről itt olvashatsz még.
Az Odoo 15-ös verziója 2021 októberében jelent meg. Az Odoo 15 legújabb verziójának felülete és funkcionalitása jelentős változásokon ment keresztül. Az Odoo humánerőforrás-kezelő rendszer olyan hasznos funkciókat tartalmaz, amelyek segíthetnek a HR-osztály hatékonyabb munkavégzésében. Épp ezért ajánljuk mindenkinek, hogy upgradelje rendszerét a 15-ös verzióra. Az Odoo 15-ről több információt ebben a cikkünkben találsz.
Mit tud az Odoo HR modul?
Röviden összegezve: nagyobb szabadságot ad az emberi erőforrások kezelésében.
A mai vállalkozások szerencsére nyitottak az emberi erőforrások - HR szoftverek használatára a megfelelő munkaerő-gazdálkodás fenntartása érdekében. Az Odoo HR alkalmazás számos funkció révén racionalizálja és javítja a humánerőforrás-menedzsmentet: segíti a tehetségek és a termelékenység kezelését, segít az online vállalkozásoknak megszervezni üzleti tevékenységüket és automatizálni a munkavállalók irányítását.
Az Odoo HR modulja tartalmazza az összes olyan funkciót, amelyre egy HR részlegnek szüksége van a humánerőforrás-menedzsmentben. Jobb tervezést, költségvetés-tervezést és döntéshozatalt kínál.
Az online vállalkozások a humánerőforrás modult különböző HR-szolgáltatások kombinálására használják, beleértve a munkavállalói adatok tárolását, a munkavállalói kapcsolatokat, a bérszámfejtést és a juttatásokat, a toborzási eljárásokat, a juttatások adminisztrációját és az általános nyilvántartást. Ez garantálja a humánerőforrás-folyamatok gördülékeny kezelését és optimalizálását.
Az Odoo HR modul egyre alkalmazkodóbb és skálázhatóbb, nagyszerű funkciókkal finomítja a HR folyamatok hatékonyságát. A vállalat igényeitől függően számos modul telepíthető. Az alábbi részben felsorolt modulokkal szinte bármilyen HR menedzsment forgatókönyv megvalósítható.
Különböző HR-funkciók lefedése
-Toborzás
Az Odoo humánerőforrás moduljában kényelmesen kezelhető az alkalmazottak összes adata; a munkaidő-nyilvántartás, a fizetés, a szabadságok, a kiadások, akár a toborzás és a munkavállalók értékelése. Az Odoo HR lehetővé teszi, hogy hatékonyan kezeld alkalmazottaid foglalkoztatásának kulcsfontosságú részeit, például a szerződéseket és a munkaidőt.
A HR-folyamat egy vállalatnál az új alkalmazott felvételével kezdődik. Az Odoo toborzási moduljával könnyedén kezelheted a felvételi folyamatot és szervezhetsz álláshirdetést is. Emellett a felvételi folyamat személyre szabásával kialakíthatod saját felvételi technikád, egyedi szakaszokat és interjú időpontokat is.
Az Odoo Recruitment App for HR segíti az alkalmazottak felvételét. Kezeli a teljes folyamatot a kiszervezéstől a szerződéskezelésen át a toborzásig. Ráadásul az álláshirdetés az első telepítés és beállítás után sosem lesz már fáradalmas feladat. Az elmentett sablon lehetővé teszi, hogy néhány kattintással tegyünk közzé álláshirdetést, ahol nyomon követjük a beérkezett jelentkezéseket. Az Odoo segítségével aggodalom nélkül, könnyedén felügyelheted és kezelheted a jelöltek profiljait.
A humánerőforrás-menedzsment sokkal egyszerűbbé válik: lehetővé teszi a HR-osztályok számára, hogy néhány másodperc alatt meghirdessék az állásajánlatokat. Emellett segít a pozícióra nem alkalmas emberek kiszűrésében is. Így a HR-vezetőknek nem okoz gondot a szelektálás és az interjúk ütemezése. A jelentkezési folyamat felügyelete és kezelése mellett az Odoo Survey segítségével egyfajta toborzási szűrő kérdőívet is tervezhetsz, amely automatikusan kapcsolódik a jelöltek nyilvántartásához.
A modul lehetővé teszi, hogy létrehozd saját álláshirdetési táblád, publikáld állásajánlataid, és nyomon kövesd a beérkezett jelentkezéseket. Emellett minden egyes jelentkezőhöz készségeket és egyedi profilokat tartalmazó, dokumentumokkal kiegészített adatbázist is vezethetsz. Az Odoo HR bevezetése után nincs szükség arra, hogy kiszervezd a munkaerő-felvételt, hiszen a teendők egyszerűek és professzionálisak lesznek házon belül is.
-Állásajánlatok kezelése
Az Odoo toborzási modulja segíti a vállalatod az új munkatársak felvételében. A teljes képernyő nézetben a létrehozás és szerkesztés gombra kattintva létrehozhatod és szerkesztheted a pozíciók szakaszait, címkéit, fokozatait, álláshelyszíneit, a jelentkezők adatait és az osztályokat. Ezután az információk tárolásához kattints a Mentés gombra.
A "Pályázatok" menü „Minden pályázat” menüpontja lehetővé teszi a cég számára, hogy nyomon kövesse az egyes pályázatokat, amelyek a meghatározott fázisok valamelyikében lehetnek pl. egy adott időpontban. Az egyes fázisokban lévő jelentkezéseket az adott helyre lépve ellenőrizheted. Egy új pályázat könnyebb értékeléséhez és megtervezéséhez válts át a naptár- és listanézetre.
Ezenkívül közvetlenül a weboldalról letöltött pályázatokon is végezhetünk módosításokat. Itt csillagokat adhatsz a pályázóknak, és megtekintheted a dokumentumaikat. Olyan next step műveletet is beállíthatsz, amely emlékeztet, hogy melyik időpontban kell nyomon követni egy-egy fázist, emellett beírhatod a javasolt fizetést, a pályázók elérhetőségét, találkozókat ütemezhetsz, megkezdheted az interjút, vagy akár továbbléphetsz a szerződésjavaslat szakaszba is. Az Odoo rendkívül rugalmas és zökkenőmentes folyamatot biztosít, amely lehetővé teszi, hogy te csupán a toborzás sikerességére összpontosíthass.
Minden állásajánlathoz tartozik egy egyedi e-mail cím, hogy a jelentkezéseket elküldhesd a megfelelő személynek. A vállalkozások minden adatot (önéletrajzok, kísérőlevelek stb.) automatikusan tárolnak, valamint a HR-esek egyetlen kattintással válaszolhatnak a sablonok vagy személyre szabott válaszok segítségével. (Ez a funkció nem függ attól, hogy a jelentkezők e-mailben vagy online űrlapon keresztül veszik fel a kapcsolatot.)
-Testreszabott toborzási folyamat
Az Odoo korábbi verzióiban korábban megszokhattuk, hogy a toborzási folyamatokhoz több szakaszt rendelünk. A legújabb verzióban az Odoo HR segítségével könnyedén testre szabhatod a toborzási folyamat lépéseit a kanban nézet segítségével: előminősítés, első interjú, második interjú, tárgyalás és így tovább, saját logika szerint.
-Jelentések
A jelentések segítségével összehasonlíthatjuk a több külső álláshirdető oldalon készített álláshirdetések eredményeit. A megállapítások alapján könnyen módosíthatod a stratégiát és a komplett toborzási tervet. Így legközelebb akár jobb eredményt is elérhetsz a toborzás során.
Az Odoo 15 Recruitment modulban a különböző platformok listanézeteit jelentősen továbbfejlesztették. Az adatok jobb megtekintése érdekében több mezőt adhatunk hozzá a lista nézethez.
Hozz létre új mezőket a kapcsolódó listanézetekhez az Egyéni mező hozzáadása opcióval!
Az Odoo Studio segítségével ez egyszerűen megvalósítható. A lista nézetet a saját igényeid alapján további mezők hozzáadásával testre szabhatod.
-Integrált dokumentumok
Miután létrehoztuk és közzétettük állásajánlatainkat, megkapjuk az első jelentkezéseket. Ezt követően a kitöltött dokumentumok a „Dokumentumok” alkalmazásban lesznek tárolva. Ha meg szeretnéd vizsgálni bármelyik jelölt dokumentumait, az csak néhány másodpercet vesz igénybe. Takaríts meg időt és kezeld könnyen-gyorsan a pályázati dokumentumokat.
-Alkalmazottak kezelése
Egy gyors pillantással megtekintheted az egyes részlegek összes kulcsfontosságú információját.
A vezető korlátozhatja az érzékeny információkhoz való hozzáférést csak a HR-vezetőkre, és más információkat, például a csapat címjegyzéket elérhetővé teheti minden alkalmazott számára. Értesítéseket is kaphatsz, ha új szabadságkérelmeket, kiutalási kérelmeket, értékeléseket vagy egyéb kéréseket nyújtanak be munkatársaid.
Az Odoo HR-alkalmazás lehetővé teszi, hogy az embereket könnyen és rugalmasan kezeld. A humánerőforrás-vezetők gyorsan megtalálhatják az alkalmazottakkal kapcsolatos információkat és meghozhatják a szükséges intézkedéseket, mivel egy teljesen integrált HR-modul áll rendelkezésükre. Emellett szükség esetén gyorsan módosíthatják a foglalkoztatási nyilvántartásokat.
Az alkalmazottak adatait a felvételt követően a „Munkavállalók” részben kezelheted. Azt is választhatod, hogy a nyilvános munkavállalói információkat is feltünteted a weboldalon, hogy a látogatók jobban megismerhessék a csapatot és a munkahelyi kultúrát. Emellett címkéket és szerződéstípusokat adhatsz hozzá, hogy ez is segítsen felidézni egyes alkalmazottak pozícióját és személyét.
Az alkalmazottak és adataik az „Alkalmazottak” modulban találhatók. Alkalmazott létrehozásához lépj az Alkalmazottak lehetőségre, és kattints a Létrehozás gombra.
-Új alkalmazott létrehozása
Új profil létrehozásakor csak be kell írni az alkalmazott nevét, nyilvános adatait, például a munkahelyi címet, az osztályt, a munkakör megnevezését, valamint az alkalmazottra vonatkozó privát információkat. Az új alkalmazott elmentéséhez a rendszerben kattints a Mentés gombra. A szerződések automatikusan nyomon követik az alkalmazottak munkakörének nevét, státuszát, szerződéstípusait és -dátumait, valamint a beosztást.
-Szabadságok
Az Odoo HR modul képes kiszámítani a szabadságokat és nyomon követni az alkalmazottak szabadságát. Beállíthatunk fizetett, betegszabadságokat és fizetés nélküli szabadságokat. Mivel a szabadságok elfogadásáról és elutasításáról minden értesítést megkap a munkavállaló, a szabadságok kezelése és jóváhagyása roppant egyszerű.
Az Odoo HR racionalizálja a szabadságok és a kérelmek kezelésének folyamatát. Felhasználóbarát munkavállalói önkiszolgáló beállításokat kínál, ahol a munkavállalók szabadságot, otthoni munkavégzést, kompenzációs szabadidőt és egyéb munkavégzéssel kapcsolatos juttatásokat igényelhetnek.
Egy felületen nap, hét és hónap szerint láthatod a munkavállalók szabadságainak részleteit. A Szabadságok összefoglalója a munkavállaló szabadságainak összesítését mutatja. Minden egyes munkavállaló látni fogja a saját szabadságát, a HR-menedzserek pedig az összes munkavállaló által kivett szabadság összesített formáját is láthatják.
-Felmérések
Az Odoo HR felmérésekkel felhasználói visszajelzéseket szerezhetsz szolgáltatásaid vagy termékeid fejlesztéséhez. A felméréseken keresztül alapvető munkavállalói információkat szerezhetsz a toborzáshoz, űrlapokat küldhetsz, hogy válaszokat kapj a kérdésekre. Ez a foglalkoztatási pozíció részeként szolgál. Emellett a pozíciókhoz releváns alkalmazások is tartoznak. Ennélfogva a pályázók tudják, hogy az egyes pályázatokhoz melyik felmérést kell elvégezniük. A felmérésen belül több szakaszt is létrehozhatsz, hogy segítsd a későbbi munka megszervezését.
A Létrehozás gombra kattintva további felméréseket végezhetsz egyedi igényeid alapján.
-Új felmérés létrehozása
A "Tétel hozzáadása" gomb kiválasztásával megadhatod a felmérés címét, létrehozhatsz oldalakat adott kérdésekkel, kiválaszthatod az egyes kérdések típusát, hibaüzenetét, valamint a kötelező vagy választható válaszok megengedett típusát. Miután létrehoztad a felmérést, folytasd az alábbi lépések végrehajtását.
Hozd létre a felmérést, és töltsd fel a weboldalra. Teszteld a felmérést, és nézd meg, hogyan jelenik meg.
Ezután terjesztheted a felmérés hírét: a felmérési űrlapot bárkivel megoszthatod a vállalaton kívül, valamint ellenőrizheted az alapadatokat.
Gyűjts adatokat és statisztikákat a felméréséből: Vizsgáld meg a válaszokat és a felmérésre adott válaszok állapotát, hogy döntéseket hozhass a front endről.
A 'Válaszok' rész alatt láthatjuk a felmérésre adott válaszokat. Ezután ott vannak a felmérési oldalak, a felmérési kérdések, a felmérési kérdéscímkék és a felhasználó által megadott felhasználói beviteli sorok.
-Kiadások, költségkezelés
Az Odoo HR egy másik hasznos funkciója a költségkezelés. Lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy könnyedén kérvényezzenek és igazoljanak extra kiadásokat. A vezető láthatja az összes költséget, és jóváhagyhatja vagy elutasíthatja azokat.
A végfelhasználók kiadásokat nyújtanak be, amelyeket a felettesek ezt követően jóváhagynak vagy elutasítanak. A munkavállaló visszatérítéséhez a könyvelő készíthet költség-elszámolást.
Vállalkozásod alapján választhatsz vagy létrehozhatsz új költségszámlát a könyveléshez.
-Új költségszámla létrehozása
Miután befejezted a költségleírás megírását, kattints a Mentés gombra.
A Visszautasított jelentések és a Költségjelentések a Költségek modul alatt találhatók. A költségjelentéseket megtekintheted, felülvizsgálhatod, elfogadhatod és ki is fizetheted.
-Feladatok
Az Odoo HR másik olyan funkciója, amely elengedhetetlen a napi humánerőforrás-műveletek elvégzéséhez, az a munkaidő/jelenlét nyomon követése. Az alapos munkaidő-nyilvántartásnak köszönhetően nyomon követheted a dolgozók munkaidejét, a be- és kicsekkolások időzítését, a szabadságkérelmeket, az otthoni munkavégzésre vonatkozó kérelmeket és még sok mást is. A projektmenedzserek felhasználhatják ezeket a munkavállalói időnaplókat egy-egy projekt nyomon követésére és a teljesítmények kiértékelésére. Ezenkívül az munkaidőnaplók azonnal összekapcsolhatók a könyvelési rendszerrel, automatizálva a bérszámfejtést.
-Túlórák
Az Odoo 15 Attendance modulja fantasztikus lehetőséget ad az alkalmazottak által ledolgozott további órák számbavételére. Ez a funkció a modul konfigurációs menüjén keresztül aktiválható. Az extra órák számolása opció a fenti képen látható módon az extra órák fül alatt található. A start from területen megadhatsz egy dátumot a többletórák számlálásának megkezdéséhez. A többletórák ettől a dátumtól kezdődően kerülnek számolásra, míg az ezen a napon korábban ledolgozott órák nem lesznek beleszámolva.
Az egyes alkalmazottak által ledolgozott többletórák a jelenléti modul jelentés opciójának segítségével tanulmányozhatóak. Ez a jelentési eszköz lehetővé teszi, hogy egyszerűen készíts jelentéseket az alkalmazottak által ledolgozott többletórákról napi, havi és éves szinten.
-Munkaidő-nyomtatványok
A munkatársak minden nap kitöltik a munkaidő-nyomtatványokat. Az alkalmazottaknak a meghatározott időszak után érvényesíteniük kell a lapokat, majd a vezetőnek jóvá kell hagynia csapata bejegyzéseit. A vállalati űrlapokon megadott időszakok futhatnak havi, heti vagy napi alapon.
A Létrehozás gombra kattintva új munkaidő-nyomtatványt indíthatsz. Először is készíts egy új munkaidőnaplót. Miután befejezted a mezők kitöltését, kattints a Mentés gombra. Ezután a 'Munkaidő-nyomtatvány’ menüpont alatt megtalálod a 'Minden munkaidő-nyomtatvány' menüpontot. Az Odoo HR timesheet menüjében megtekinthető a csapatod összes Time Sheets dokumentuma. A Jelentés opció alatt most már látható a munkaidő-nyilvántartás jelentés. A jelenléti íveket össze lehet vonni az időnapló jelentésekbe, és ellenőrizheted az alkalmazottak be- és kijelentkezését is az időnaplókban. A munkaidő-nyilvántartás menüben kezelhető a munkaidő-nyilvántartás. A Jelentés fül alatt nyomon követheted a költségeket és a bevételeket is.
-Fizetési számlák
Az Odoo-ban a Bérszámfejtés modul lehetővé teszi olyan bérszabályok létrehozását, amelyek olyan adatokat számítanak ki, mint a juttatások, a nettó összeg, az adók és a járulékok. Ez megmutatja, hogy a vállalat vagy a munkavállaló kinek tartozik pl. adókkal. Emellett meghatározhatunk egy releváns szabályrendszert, amely az alkalmazottak egy kategóriájára vonatkozik, vagyis felépíthetünk egy bérstruktúra-hierarchiát. Az Odoo HR úgynevezett szerződéselőny-sablonokat is biztosít a különböző kompenzációkhoz.
-Alkalmazotti bérjegyzékek
A bérszámfejtés részt használhatjuk a bérszámfejtések létrehozására és a havi bérszámfejtés nyomon követésére is. A bérelszámolás létrehozása és megerősítése után naplóbejegyzés készül a Számlák menüpontban. Ennek eredményeképpen az Odoo bérszámfejtési rendszer a Számvitel modulhoz kapcsolódik.
Ne feledd, hogy először hozz létre egy bérstruktúrával rendelkező szerződést a Munkavállalók modulban, és csak utána hozz létre fizetési bizonylatot a munkavállaló számára!
Konklúzió
Egy cégen belül a munkavállalókkal kapcsolatos valamennyi adminisztrációs művelet digitális nyomon követése olyan kritikus elem, amely lényeges hatással lehet a cég hatékonyságára. Az Odoo HR moduljainak funkciói biztosítják, hogy a platform minden felhasználó számára felhasználóbarát legyen. Az Odoo gyakori frissítéseinek köszönhetően online könnyen kezelheted alkalmazottaidat és monitorozhatod a teljesítményüket. A dizájnmódosítások mellett az Odoo 15 HR modulja néhány új, dedikált menüt is tartalmaz, amelyek megkönnyítik a funkciók hatékony működtetését. Ha a vállalatok optimalizálni szeretnék a humánerőforrás-menedzsmentet, az Odoo HR megbízható vállalatirányítási megoldás lesz.
Cikk forrásai: Odoo, Simplify-ERP
Ha még részletesebben tanulnál a HR modulról, keresd fel Odoo Akadémiánkat, ahol rövid regisztráció után online videók segítségével bővítheted tudásod.