Ebben a bejegyzésben a Golden Pallet projekt beszámolónkat osztjuk meg veletek. A magyar raklapgyártó cég Odoo 8-ról 13-ra való átállását és teljes adatbázis migrációját végeztük el a 2021 év során, ami sok kihívással és tanulsággal szolgált számunkra.
A Golden Palletről: www.goldenpallet.hu
A Golden Pallet Kft. Európa vezető raklapgyártói közé tartozik, tekintélyes 25 éves múlttal rendelkezik. Óriási kihívás volt csapatunk számára, hogy egy ilyen összetett folyamatokkal rendelkező nagy múltú vállalatnál vezessük be a legújabb verziószámú Odoo-t.
A Golden Pallet projekt:
A Golden Pallet ősgyőkeres Odoo felhasználó. A csapat a kezdetektől fogva a nyolcas verziót használta, ami még ingyenes Community verzió, ám az évek alatt ez a rendszer elavult, és az új, kulcsfontosságú frissítések és támogatások nem kerültek be a folyamatokba, amik már az Enterprise, üzleti verzióban benne vannak. Az a digitális működés, ami régen előnynek számított, egyre inkább hátrányává vált a cég vállalatirányításában.
A kezdeti vállalatirányítási rendszerek túlságosan is igényre szabottak voltak, ami egyedi, 6-8 hónapos fejlesztéssel, majd pedig kötött működéssel járt. Mondani sem kell, ezekből a rendszerekből hiányzik a rugalmasság, ami ma már alapvető követelmény. Nézzük csak miért: ahogy telik az idő, folyamatosan változik az üzleti környezet, változnak a szabályozások, többek között a számlázás jogi környezete is, így ma már nem engedheti meg magának egy vállalat sem, hogy merev keretrendszerrel működjön. Az újabb Odoo-k képesek alkalmazkodni ezekhez a változásokhoz, de a régi modell szerint működő Odoo még nem.
Épp ezért a Golden Pallet úgy döntött, hogy átáll egy modern verziójú Odoo-ra, és olyan kivitelezőt keres, aki rendelkezik a megvalósításhoz szükséges kompetenciákkal. Azonban számos Odoo szakértő zsákutcába futott, amint kiderült, hogy milyen hatalmas munkaterheléssel jár az adatoknak a régi rendszerből az új Odoo-ba történő migrálása. Sok évnyi útkeresés,energia és pénzügyi veszteség után találtak ránk, az Online ERP-re.
Nehézségek, elvárások
2020-ban találkoztunk először Ügyfelünkkel, aki akkor már túl volt jó pár sikertelen Odoo migráción, ezért a bizalma a projekt felé már nem volt túl magasban.
Tudtuk, hogy nagy kihívás vár ránk, így minden tapasztalatunkra és innovációnkra szükségünk volt, hogy megértsük a cég elengedhetetlen üzleti folyamatait és célkitűzéseit. A projektben a fő hangsúlyt azadatintegritás és adatmegörzés kapta.
A Golden Pallet egy nagy árbevételű, hatalmas vállalkozás, ami azt jelenti, hogy elképesztő mennyiségű adatot kellett átvinnünk. A cél az volt, hogy az akkor futó nyolcas rendszer adatait kompletten integráljuk az Odoo 13-ba. Tudtuk, hogy nagy falat lesz a régi adatbázis tisztítása és rendberakása, de a gyakorlatban még annál is komplikáltabbnak bizonyult. Olyan hatalmas adatbázisról beszélünk, hogy új hardverekre volt szükségünk, mert a mi régebbi szerverparkunkkal 3 napig tartott volna egy (!) tesztelés. Számban kifejezve: volt olyan adattábla, amely több mint 900 ezer adatbázis sorból áll, ezt kellett biztonságosan szétkapcsolni és átvinni a relációikat majd az új adatbázis logikája szerint összekapcsolni:ehhez pedig 350 gigabyte területet kellett biztosítsunk.
Az összes adat megtartása és biztonsága kiemelt fontosságú volt ügyfelünk részére, ezért nekünk is.
Megoldás
A pontosítások és előkészületek után a migráció végrehajtás a tervezett 6 hónap helyett 10 hónapig tartott. Közbeszólt egy nyári szünet is, ami lassította a munkafolyamatokat, és a Covid-19 sem támogatta a haladást.
A projekt sikerét végül egy technikai forradalmi ötletünk hozta el, amiaz éles üzemben használt Odoo 8 Community adatbázis átvitelét közel valós időben követte az új Odoo 13 Enterprise verzióban. Ez azért volt fontos, mert így bármikor könnyedén át lehet állni a jövőben is az új verzióra, minden adattal. (értsd: nem volt szükség leállásra, áttöltésre -ez real time megvalósult)
Ami a legnagyobb kihívás volt, az a tranzakciós, múltbeli események átvitele az új verzióba. Nagy és költséges feladat ez, és ahhoz képest véleményünk szerint nem létfontosságú. Mostani tapasztalatunkkal már tudjuk, hogy ezt érdemes elengedni, és meghagyni a régi verzióban. Ráadásul az ügyfélnek ez több százezer forintos pluszköltséggel járt, amitől igyekszünk megóvni jövőbeli partnereinket. Amennyiben egy konklúziót kellene levonnunk a projektből, akkor mindenképpen ez lenne az.
Az üzembe helyezés 2021 végén sikeresen lezajlott, így a Golden Palett rendszere is végre modern, integrált és képes a folyamatos fejlődésre. Modernizáltuk a cég szoftverrendszerét, ami racionalizált és automatizált folyamatokat eredményezett. Hosszú távon ez kevesebb belső hibát eredményez, minden évben rugalmasan fejlődik és ennek hála több idő jut afontos, termelő feladatokra.
A Golden Pallet számára természetesen kihívást jelentett az új rendszerrel kapcsolatos betanulás, mivel az alkalmazottak már több éve a régi rendszerükhöz voltak szokva. Kezdetben nehéz volt az Odoo 13-ban az információk nyomon-követése és megtalálása, azonban idővel az alkalmazottak megismerkedtek a rendszerrel, és azóta gördülékenyen folyik a munka. Ebben nagy segítséget nyújtott saját Odoo Akadémiánk és kifejezetten a Golden Pallet részére készített egyedi kurzusok is.
Összegzés:
Az Odoo 13 használatával a munkafolyamatok rugalmassá és korszerűvé váltak, megszűnt a merev keretrendszer, áttekinthető az összes üzleti funkció, a csapattagok hozzáférnek a legújabb gyártási és logisztikai megoldásokhoz és ami a legfontosabb, kérésük szerint megtarthatták az összes előzményüket és múltbeli tranzakciós eseményüket is.
Az Online ERP-ről:
Az Odoo hivatalos magyar partnerei vagyunk, és mostanra az ERP rendszerek egyik meghatározó szakértőjévé növekedtünk. Saját tapasztalataink és eredményeink sarkalltak arra, hogy minél több vezető munkáját segítsük egyedi fejlesztéseinkkel.
Kiemelt figyelmet fordítunk arra, hogy végig fogjuk ügyfeleink kezét a rendszer teljes bevezetése alatt: az első lépésektől kezdve tiszta, érthető válaszokat adunk, legyen szó üzleti folyamatról vagy akár egy ajánlat sablonról.
Küldetésünk, hogy a vállalatod irányítását egyszerűbbé, gyorsabbá és költségkímélőbbé tegyük. Az időigényes munkákat ma már kiválthatjuk olyan szoftverekkel, amelyek automatizálják és rendszerezik a feladatokat. Mi segítünk a cégeknek átállni a mechanikus működésről egy sokkal modernebb és sikeresebb irányítási módra.
Hiszünk abban, hogy a jövő az olyan rugalmas, gyorsan fejlődő, nyílt forráskódú vállalatirányítási rendszerekben van, mint a belga fejlesztésű Odoo.