Egy vállalat digitalizálásához olyan könnyen használható ERP rendszer szükséges, ahol integráltan megtalálunk minden funkciót az igényeinknek megfelelően, többek között a digitális könyvelést is.
Ebben a bejegyzésben az Odoo könyvelési alkalmazásáról olvashattok.
Két évvel ezelőtt a mi csapatunknak az Odoo tette lehetővé, hogy gördülékenyen otthonról dolgozhassunk. Egy 2020-as márciusi napon a legtöbb embernek haza kellett mennie. Sokak számára ez katasztrófa volt, hiszen a cégek nem voltak rá felkészülve. Azok az alkalmazottak, akiknek nem állt rendelkezésükre semmilyen vállalatirányítási rendszer, nem igazán tudtak produktívak lenni otthonról.
A távmunkát és a szükséges erőforrásokat rekordidő alatt kellett biztosítani.
Szerencsére nekünk és ügyfeleinknek az Odoo biztosította a 100%-os digitális működés lehetőségét. Azok a partner cégek, akik korábban esetleg csak részben nyomtattak dokumentumokat, már azok is teljesen átálltak a papírmentességre. Például a beszállítók számláit is teljesen digitálisan fogadják és dolgozzák fel. Milyen idő- és papírtakarékosság!
De beszéljünk is az Odoo könyvelési alkalmazásáról.
1. Szállítói számlák
A beszállítók oldalán itt vannak azok a funkciók, amelyek napi szinten segítenek:
Szállítói számla
Be lehet állítani egy e-mail címet, amely fogadja a PDF számlákat, és közvetlenül az Odoo-ba tölti fel őket. Minden egyes beérkezett dokumentum esetében egy OCR rendszer felismeri a számla minden lényeges elemét, mint például az ÁFA számot, a számla számát, a szállító nevét, a számla összegét stb. Nekünk csak annyi a dolgunk, hogy egy kattintással ellenőrizzük az adatokat és érvényesítsük a számlát. Ez lényeges időmegtakarítás számunkra: nincs több nyomtatás, osztályozás és szkennelés a papírokkal!
Próbáld ki minél hamarabb az Odoo mesterséges intelligencia által vezérelt számla-automatizálását.
Bankszámlakivonatok egyeztetése
Ahogy a fenti képernyőképen is látható, a banki egyeztetések is automatizálva vannak. Az Odoo ugyanis közvetlenül felismeri a szállítói kifizetéseket a szinte automatikus egyeztetés érdekében. És ahogy a cikk későbbi részében bemutatjuk, ez az értékesítésre is igaz.
Az Odoo egy gyors és hatékony rendszert állított fel a munkavállalói költségelszámolások feldolgozására, hogy ezzel is megkönnyítse az alkalmazottak életét. Egyszerűen küldj egy képet a kiadásról (nyugta, számla, bankszámlakivonat), és add meg a "költségjelentés" alkalmazásban. Miután a csoportvezető jóváhagyta, a költségjelentés egy kattintással átkerül a könyvelési osztályhoz kifizetésre. Így az alkalmazottak gyorsan megkaphatják a költségtérítésüket.
Költségek
2. Ügyfélszámlák
Az Odoo segítségével tényleg minden online történik. Például az ügyfélnek többé nem kell kinyomtatnia, aláírnia vagy beszkennelnie a megrendelőlapot, hanem azonnal, digitálisan aláírhatja az árajánlatokat - ami megint csak időhatékonyságot jelent.
Az árajánlat aláírása után már csak az adatok ellenőrzése van hátra, mielőtt a számlát azonnal elküldik az ügyfélnek.
Ugyanez a folyamat érvényes a fizetési késedelmek nyomon követésére is. Az emlékeztető automatikusan vagy egy kattintással e-mailben is elküldhető az ügyfélnek. És maga a nyomon követés? Az ügyfél űrlapja tartalmazza az összes elküldött emlékeztetőt és az ügyfél válaszait egy "belső jegyzet" keretében. Az emlékeztetőknek több "szintje" van, amint az alább látható. Minden a cégek igényei szerint testre szabható.
Utánkövetési riport
3. Chat
Most pedig beszéljünk az Odoo egyik szuper hozzáadott értékéről, ami nem más, mint a csevegés! Ez a funkció lehetővé teszi számunkra, hogy e-maileket váltsunk az ügyféllel vagy a szállítóval, belső jegyzeteket írjunk, dokumentumokat linkeljünk, kollégáinkat megjelöljük, valamint emlékeztetőket és a számlával kapcsolatos tevékenységeket hozzunk létre. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy a dokumentummal kapcsolatos összes belső és külső levélváltás történetét megőrizzük.
Ügyfélszámla
A részlegek közötti együttműködés jelentősen leegyszerűsödik. Jobb információáramlást tesz lehetővé, és minden interakciót egy helyen központosít. Vagyis könnyebb a tájékozódás. Minden csapattag láthatja a dokumentummal kapcsolatos összes előzményt, és néhány kattintással azonnal válaszolhat is.
Csevegés
4. Riportolás/adózás
Könnyedén készíthetsz mérleget, eredménykimutatást vagy bármilyen más jelentést (akár adóbevallást is), amelyből közvetlenül megtekinthetőek a számok. Az Odoo elemzési eszköz szűrőinek köszönhetően gyorsan pontos elemzést kaphatsz az adatokról. Így mindig rendelkezésre áll egy átfogó áttekintés egy adott időszakról egy másikhoz képest.
Lehet, hogy még újonc vagy a könyvelésben. Ha igen, akkor nem biztos, hogy könnyen érthető az értékcsökkenési ütemterv kézi kivonásának összetettsége. De ez nem számít, ha az Odoo-t használod: néhány kattintással elkészül a jelentésed!
Főkönyv
5. Dokumentumok alkalmazása
Az Odoo Dokumentumok alkalmazással kezelhetjük azt a kevés papír alapú dokumentumot, amit még mindig használnunk kell. Csak be kell szkennelnünk pl. a kapott leveleket és feltölteni az alkalmazásba. Ezután elküldhetjük a végső rendeltetési helyére: a "Könyvelés" alkalmazásba a szállítói számlákhoz. Miután a dokumentumot feldolgoztuk, az továbbra is elérhető marad a "Dokumentumok" menüpontban.
Odoo Dokumentumok
Összegzés
Mint láthatod, az automatizálással sok időt takaríthatsz meg a bonyolultnak tűnő könyvelési műveletek során. Az Odoo lehetővé teszi, hogy egy intuitív és teljesen integrált eszközzel 100%-ban papírmentes könyvelést végezz, gyorsan, egyszerűen.
Reméljük hamarosan kipróbálod te is!