Odoo Light User: mi ez, kinek jó, és pontosan ki hogyan használhatja
Az Odoo 20 egyik fontos újdonsága a Light User havi 4,90 euróért, amellyel azok a munkatársaid is kedvezőbb licencdíjjal használhatják a rendszert, akiknek nincs szükségük az Odoo teljes funkcionalitására. Ilyen például a raktáros, aki vonalkódolvasóval dolgozik, a pénztáros, aki a kasszát kezeli, vagy az a kolléga, aki csak a szabadságát intézi és a jelenléti idejét rögzíti. Nekik nem kell teljes értékű ERP-hozzáférés, de attól még fontos, hogy a munkájuk az Odoo-ban történjen.
A Light User pontosan erre kínál megoldást. Van viszont néhány licencelési szabály és korlátozás, amit érdemes ismerned. Ebben a cikkben összefoglaljuk, mi a Light User, kinek éri meg, pontosan mire használható, és mire figyelj a bevezetésnél.
Mi az a Light User?
A Light User az Odoo korlátozott jogosultságú, fizetős felhasználói kategóriája, amellyel meghatározott feladatok végezhetők el teljes felhasználói licenc nélkül.
Az Odoo hivatalos meghatározása szerint két esetben beszélünk Light Userről:
- Korlátozott hozzáférésű felhasználó: a kollégának van aktív Odoo-felhasználói fiókja, és Light User szerepkört kapott. Például a raktárosodnak van saját bejelentkezése, amellyel elvégezheti a vonalkódos raktári műveleteket, de a teljes készletgazdálkodási felülethez nem fér hozzá.
- Aktív munkavállaló felhasználói fiók nélkül: ha valaki aktív munkavállalóként szerepel az Odoo HR alkalmazásában, de nincs hozzá aktív, nem portál típusú felhasználói fiók rendelve, az Odoo őt is Light Userként veszi figyelembe. Például egy 100 fős gyártócégnél lehet, hogy csak 15 irodai munkatárs használja rendszeresen az Odoo-t. Ha viszont mind a 100 dolgozó aktív munkavállalóként szerepel a HR-ben, a további 85 fő is beleszámíthat a Light User licencek számába.
Licenc | Havi díj felhasználónként | Új ügyfeleknek |
|---|---|---|
Light User | 4,90 € | 4,90 € |
Standard | 14,90 € | 11,90 € |
Custom | 27,90 € | 22,90 € |
A Light User a teljes Custom licenc árának kevesebb mint ötödébe kerül. Az árak nettó árak, a magyar piacra érvényesek.
Miért nagy dolog ez?
Eddig sok cégnek teljes értékű Odoo-licencet kellett vennie azoknak a dolgozóknak is, akik csak néhány egyszerű funkciót használtak. Egy kis irodai csapatnál ez talán nem volt komoly tétel, egy 50, 100 vagy akár 500 fős cégnél viszont már jelentős költség.
A Light User legnagyobb előnye, hogy a licenc ára végre a dolgozók tényleges feladataihoz igazodik. Ennek több gyakorlati haszna is van:
- Alacsonyabb licencköltség: akinek elég a korlátozott jogosultság, annak nem kell teljes licencet venned.
- Kevesebb papír és Excel: több munkafolyamat közvetlenül az Odoo-ban történik, külön nyilvántartások nélkül.
- Pontosabb adatok: a raktári műveletek, a jelenlét, a szabadságok és a költségelszámolások ugyanabban a rendszerben jelennek meg.
- Egyszerűbb munkavégzés: a kollégáid csak azt látják, amire szükségük van, nem kell a teljes ERP-ben eligazodniuk.
- Könnyebb bővülés: ha nő a cég, több munkatársat vonhatsz be a digitális folyamatokba anélkül, hogy mindenkinek teljes jogosultságot kellene adnod.
Egy gyors számítás. Egy 50 fős cégnél 10 irodai kolléga használja a teljes rendszert, 40 fő pedig csak a terminált vagy a jelenlétet. Ötven Custom licenc havi 1 395 € lenne. Light Userrel ugyanez 475 € (10 × 27,90 € + 40 × 4,90 €), vagyis havi 920 euróval kevesebb.
Kinek éri meg a legjobban?
A Light User ott hozza a legtöbbet, ahol sok a fizikai vagy terepi dolgozó, és kevés az irodai felhasználó.
Ki | Mire használja | Hogyan lép be |
|---|---|---|
Bolti eladó, pénztáros, pultos | Értékesítés a PoS terminálon | Alkalmazottként, a pénztár munkamenetébe |
Gyártósori operátor | Munkautasítások a Shop Floor terminálon | Alkalmazottként, a gyártósori panelen |
Raktáros | Vonalkódos bevételezés, kiadás, áttárolás | Saját Light fiókkal, vonalkódolvasóval |
Szerelő, terepi technikus | Saját beosztás és helyszíni feladatok | Saját Light fiókkal, telefonról |
Bármely munkavállaló | Jelenlét, szabadság, költségelszámolás, bérjegyzék | Saját Light fiókkal vagy kioszkon |
Tipikus nyertesek tehát a gyártó cégek, a kiskereskedelmi láncok, az éttermek, a logisztikai és a szervizcégek. Külsős munkatársaknál és alvállalkozóknál is szóba jöhet, ezt eseti egyeztetéssel tisztázzuk az Odoo-val.
Pontosan mit használhat a Light User?
Az Odoo által meghatározott, egyedileg nem módosítható hozzáférési kör két részből áll: a saját felhasználói fiókkal elérhető funkciókból és a munkavállalóként elérhető funkciókból.
Funkciók saját felhasználói fiókkal
Funkció | Mire használhatja a Light User? | Fontos korlátozás |
|---|---|---|
My Time Off – Saját szabadságok és távollétek | Kezelheti saját szabadságkérelmeit és távolléteit, és nyomon követheti azok állapotát. | Más munkatársak szabadságait és távolléteit nem kezelheti teljes körűen. |
My Expenses – Saját költségelszámolások | Rögzítheti saját, munkavégzéssel kapcsolatos kiadásait, például utazási vagy egyéb elszámolható költségeit. | A cég összes költségelszámolását nem kezelheti. |
My Appraisals – Saját teljesítményértékelések | Megtekintheti és kitöltheti a rá vonatkozó teljesítményértékeléseket, és részt vehet az értékelési folyamatban. | A cég teljes értékelési rendszerét nem kezelheti. |
My Attendances – Saját jelenléti adatok | Rögzítheti érkezését és távozását, és megtekintheti saját jelenléti adatait. | Más dolgozók munkaidő-nyilvántartásához nem fér hozzá teljes körűen. |
My Referrals – Saját munkavállalói ajánlások | Részt vehet a munkavállalói ajánlási programban, ismerősöket ajánlhat meghirdetett állásokra, és követheti az ajánlásait. | A toborzási és HR-folyamatokhoz nem fér hozzá teljes körűen. |
My Planning – Saját munkabeosztás | Megtekintheti a számára közzétett beosztást, műszakokat és tervezési információkat. | A teljes vállalati munkaerő-tervezést nem módosíthatja. |
Field Services – Helyszíni szolgáltatások | Hozzáférhet a helyszíni munkavégzéshez kapcsolódó, Light User számára engedélyezett funkciókhoz. | A pontos műveletek a beállított jogosultságoktól függnek. Nem biztos, hogy minden Field Service-feladatot elvégezhet, a munkaidő projektre könyvelését sem. |
Inventory Barcode Operator – Vonalkódos raktári műveletek | Vonalkódolvasóval végezhet raktári műveleteket, például áruátvételt, árumozgatást, komissiózást, kiszállítást és leltározást. | Az Inventory alkalmazáshoz, például a terméktörzshöz vagy a raktári beállításokhoz nem fér hozzá teljes körűen. |
Knowledge – Tudásbázis | Elolvashatja a számára elérhető belső dokumentációkat, szabályzatokat, útmutatókat és tudásbáziscikkeket. | Csak olvasási joga van, cikket nem hozhat létre és nem szerkeszthet. |
Funkciók munkavállalóként
Funkció | Mire használhatja a Light User? | Fontos korlátozás |
|---|---|---|
Payslips – Bérjegyzékek | Megkaphatja saját bérjegyzékét a bérszámfejtés eredményével. | A teljes bérszámfejtési alkalmazáshoz nem fér hozzá, és más munkavállalók béradatait nem látja. |
Point of Sale (POS) – Pénztárgép és értékesítési pont | Pénztárosként használhatja az Odoo POS felületét értékesítésre és fizetések kezelésére, munkavállalói azonosítással. | A POS háttérbeállításaihoz és a teljes értékesítési rendszerhez nem fér hozzá. |
Manufacturing Shop Floor – Gyártósori munkavégzés | A gyártósori operátori felületen részt vehet a gyártási műveletek végrehajtásában és rögzítésében. | A gyártástervezéshez, az anyagjegyzékekhez és a gyártási rendelések adminisztrációjához nem fér hozzá. |
A Light User kezdőképernyőjén ennek megfelelően csak a számára elérhető alkalmazások jelennek meg, így a felület egyszerű és gyorsan megtanulható.
Mit nem használhat?
A Light User nem fér hozzá az üzleti folyamatokat vezérlő alkalmazásokhoz. Aki ezekben dolgozik, annak teljes licenc kell. Néhány konkrét példa:
- Értékesítés (Sales): nem készíthet és kezelhet teljes körűen árajánlatokat vagy értékesítési rendeléseket.
- Beszerzés (Purchase): nem hozhat létre és kezelhet beszerzési rendeléseket teljes értékű beszerzőként.
- Számlázás és könyvelés (Invoicing, Accounting): nem könyvelhet és nem kezelhet pénzügyi bizonylatokat teljes értékű könyvelőként.
- Készletgazdálkodás (Inventory): a vonalkódos operátori műveleteken túl nem kap teljes körű hozzáférést a készletkezeléshez.
- Gyártás (Manufacturing): a Shop Floor használata nem jogosítja fel a teljes gyártásirányítási rendszer kezelésére.
- Projektkezelés és munkaidő-elszámolás (Project, Timesheets): a projektkezelés és a Timesheets alkalmazásban végzett időelszámolás nem tartozik a Light User jogosultságai közé.
- Rendszeradminisztráció: nem kezelheti a rendszer általános beállításait és más felhasználók jogosultságait.
Külön figyelj a munkaidő-elszámolásra, mert könnyű félreérteni: a jelenléti idő rögzítése és a projektre fordított munkaidő elszámolása nem ugyanaz.
Egy Light User például rögzítheti, hogy reggel 8-kor megérkezett és délután 4-kor távozott. Ha viszont azt is be akarja írni a Timesheets alkalmazásba, melyik ügyfél projektjén hány órát dolgozott, ahhoz már teljes felhasználói jogosultság kellhet.
A raktárban ugyanez a helyzet: a Light User végezhet vonalkódos áruátvételt, de a terméktörzset vagy a raktári beállításokat nem feltétlenül módosíthatja.
Mi történik, ha valaki kinövi a keretet? A rendszer automatikusan érzékeli, ki milyen típusú felhasználó, neked nem kell bejelentened. Ha egy Light User többletjogosultságot kap, teljes felhasználóvá válik, és csak a két licenc közötti különbözetet kell megfizetned. A felhasználók típusát a Beállítások → Felhasználók kezelése menüben követheted.
Mire figyelj?
Négy szabályt érdemes ismerned, mielőtt számolni kezdesz.
- Csak Odoo 20-ban érhető el. Korábbi verzión a Light User nem létezik, ezért a bevezetése verzióváltással és az új előfizetési feltételek elfogadásával jár.
- A HR-ben rögzített alkalmazott is Light Usernek számít. Az Odoo 20 előfizetési szerződése szerint minden aktív munkavállalói rekord Light User, ha nincs teljes felhasználóhoz kötve. Akinek van teljes licence, az után nem kell külön fizetned.
- A korábbi egyedi Light User kedvezményeket felülvizsgálják. A régi megállapodások nem feltétlenül illeszkednek az új, kötött hozzáférési körhöz.
- A portál továbbra is ingyenes a külső partnereknek. A vevőid és beszállítóid portálhozzáférése után nem kell licencet fizetned.
A második pont miatt frissítés előtt érdemes rendet tenned a HR-törzsben: a kilépett és inaktív dolgozók archiválása után csak a ténylegesen aktív munkatársak számítanak.
Hogyan kezdj neki?
Négy lépésben kiderül, mennyit hoz a Light User a cégednek.
- Felhasználói audit: mérd fel, ki mire használja az Odoo-t! Ne a munkakör megnevezéséből indulj ki, hanem a tényleges napi feladatokból. Egy raktáros lehet kizárólag vonalkódos operátor, de lehet olyan is, aki készletadatokat, terméktörzset vagy raktári beállításokat kezel. A kettő licencigénye eltér.
- HR-törzs rendbetétele: ellenőrizd a HR-nyilvántartást! Nézd meg, hány aktív munkavállalói rekord van az Odoo-ban, melyikhez tartozik felhasználói fiók, és melyikhez nem. A már nem foglalkoztatott dolgozók rekordjait a valós helyzetnek megfelelően kezeld, a munkavállalói adatok megőrzésére vonatkozó jogszabályi előírások betartásával.
- Licenckalkuláció: számold ki a teljes licencköltséget! Ne csak azt nézd, hány mostani teljes felhasználót állíthatsz át Light Userre. Azt is számold össze, hány olyan aktív munkavállalói rekord van a rendszerben, amely az új szabályok miatt Light Userként jelenhet meg. Csak a két hatás együtt mutatja meg, hogy a változás megtakarítást vagy többletköltséget jelent.
- Verzióváltás megtervezése: egyeztess az Odoo-partnereddel! A Light User licencet az Odoo hivatalos tájékoztatása szerint Odoo tanácsadóval egyeztetve, egyedi ajánlat alapján lehet beszerezni. Érdemes a partnereddel közösen áttekinteni a felhasználói szerepköröket, a várható licencköltséget és az Odoo 20-ra váltás hatásait. Ezzel együtt ütemezzétek a frissítést is, a meglévő egyedi fejlesztések átvizsgálásával, kompatibilitásuk ellenőrzésével és a szükséges módosítások megtervezésével. Így a verzióváltás és az új licencelés összehangoltan, tervezhetően történhet.
Számoljuk ki a te cégedre!
Hogy a Light User nálad megtakarítást vagy többletköltséget hoz, azt a saját számaid döntik el: hány teljes felhasználód van, hányan dolgoznak csak a kasszánál, a raktárban vagy a gyártósoron, és hány aktív munkavállalód szerepel a HR-ben felhasználói fiók nélkül.
Ezt mi kiszámoljuk neked. Az Online ERP szaktanácsadói átnézik a felhasználóidat és a jogosultságaikat, megmutatják, ki válthat Light Userre, mennyi lesz az új havi licencdíj, és mikor érdemes Odoo 20-ra váltanod a meglévő egyedi fejlesztéseiddel együtt.
Keress minket, és elkészítjük a kalkulációt a cégedre!