A koronavírus megzavarta a munkavégzés állóvizét, és a korábban elvétve található home office napok ma már a munkahét standard részévé váltak.
A távmunka az új trend, ez pedig hatékonyabb együttműködést és erősebb produktivitást jelent. A távmunka kritériumairól már írtunk egyszer ebben a bejegyzésben. Azonban a munkavállalók sikeres együttműködéséhez szükség van a megfelelő digitális eszközökre is, ebben a blogbejegyzésben pedig ezt a témát járjuk körül.
Az Odoo számos olyan alkalmazást kínál, amelyek segítenek a csapatodnak, hogy a távmunka alatt is megfelelően tartsátok a kapcsolatot. Az üzenetküldéstől a feladat- és produktivitás követésig, az ügyfélszolgálati webes csevegéstől az SMS küldésig, az Odoo mindent megold.
Valós idejű kommunikáció/ azonnali üzenetküldés
A csapaton belüli kommunikáció lehet a legnagyobb kihívás, amikor a munkaerő távolról kell dolgozzon.
Odoo Inbox
Az Odoo Inbox olyan mértékben testre-szabható, amennyire csak szeretnénk. Lehetővé teszi a zökkenőmentes kommunikációt az egyes csapattagok, részlegek és/vagy az egész vállalat között. A különböző csevegőcsatornák lehetővé teszik, hogy az tagok megbeszéljék a munkát, ötleteljenek és kapcsolatban maradjanak, az egész munkanap során. Lehetővé teszi a közvetlen üzenetek (DM) és fájlok küldését egyetlen személynek vagy az alkalmazottak egy csoportjának, beleértve a beszélgetések különböző csatornákba való szervezését.
Új csatornákat hozhatunk létre a különböző csapatok és a projektek számára. Az egyes csatornákon a tagok megjelölhetik egymást, dokumentumokat oszthatnak meg, és hanghívásokon keresztül kommunikálhatnak. Ezen kívül a beépített robot értesítést küld, ha bármilyen fontos üzenetről lemaradtunk volna.
Odoo élő csevegés
Az Odoo Live Chat integrálható a saját weboldalba, hogy a csapat valós időben cseveghessen az ügyfelekkel, és 1:1 beszélgetésekben válaszolhasson a kérdésekre, de lehet időpontokat ütemezni, valamint termékeket vagy szolgáltatásokat eladni. Az Odoo widget testre szabható, tartalmazhat avatár üdvözlést, de beállítható "távoli üzenet" is a szokásos nyitvatartási időn túl érkező kérdésekhez. Ez egy nagyszerű személyes funkció, amellyel kiegészíthető az "online iroda" és a webáruház.
Odoo SMS
Manapság a vállalkozások számos módszert használnak az ügyfelekkel való interakcióra. A VoIP telefonrendszertől a személyre szabott e-mailekig a legtöbb cég célja, hogy olyan omnichannel élményt teremtsen, amely a legjobban szolgálja a fogyasztókat. Ezért az e-mail, az üzenetküldés, az SMS vagy az IM-szolgáltatás a kommunikáció rendkívül hatékony formájává vált; egy olyan csatornává, amit sok ügyfél-szolgálati csapat kezd már átvenni. Az Odoo Voip valóban kétirányú kommunikációt biztosít, ami azt jelenti, hogy ügyfelek bármilyen üzenetre, amit küldesz, visszaírhatnak, és te közvetlenül válaszolhatsz.
Projektmenedzsment
A távoli munkavégzéshez szükség van egy kiváló projektmenedzsment eszközre, mivel az alkalmazottak valószínűleg több folyamatban lévő projekten is dolgoznak. Több folyamatban lévő projekt esetén egyértelmű kommunikációs formára lesz szükség, hogy a részleteket egy kézben tartsukz. Az Odoo projektmenedzsment a megfelelő eszköz erre, ha még nem rendelkezel vele, itt az ideje, hogy beállítsd! A modul lehetővé teszi a projektek tervezését, nyomon követését és a csapattagok együttműködését, mindezt egyszerű módon. Egy felhasználóbarát műszerfalon nyomon követhetőek a feladatok, a megbeszélések, a dokumentumok, az ütemezések, különböző mérföldkövek, az együttműködések és még sok minden más is.
A drag-and-drop funkció egyszerűsége különösen hasznos a projektek és a csapatok közötti általános munkafolyamat-menedzsmentnél. Integrálható a Google Drive, az Outlook és a Google Naptár, de természetesen az Odoo-nak van saját naptára, tárhelye és levelező felülete is.
A modul nagyon rugalmas, és lehetővé teszi táblák, listák és egyedi kártyák használatát a projektek feltérképezéséhez.
A feladatokat könnyű kiosztani és lebontani, mivel az állapotfrissítések és a projekt előrehaladása egy pillantással is felmérhető. Miután létrehoztunk egy új táblát a projekthez, hozzáadhatjuk a megfelelő csapattagokat. Innen kezdve az Odoo műszerfalon belül létrehozhatunk feladatokat, kijelölhetjük azokat más csapattagoknak, és megoszthatjuk a hasznos dokumentumokat.
Emellett a cégvezetők minden folyamatban lévő projektről is képben maradhatnak; mindig láthatják a teljes képet; hol áll a folyamat, mi következik, és ki miért felelős. Mindezek mellett a projektvezetők könnyedén delegálhatnak munkát, határidőket határozhatnak meg, áttekinthetik és értékelhetik a hátralévő teendőket.
Végső soron a távmunkások számára az Odoo projektmenedzsment alkalmazás tartalmazza az összes szükséges eszközt ahhoz, hogy elkerüljék a határidők elmulasztását.
Odoo HR
A humánerőforrás-menedzsment kihívás tud lenni. Magában foglalja a szabadnapok kezelését, a bértárgyalásokat, a megbeszélések lefoglalását és a konfliktusok kezelését; ha pedig sok minden történik, nagyobb a lehetőség is, hogy a dolgok kicsússzanak a kezünkből.
Az Odoo HR egy integrált megoldás, amely csapatkommunikációs funkciókkal rendelkezik az alkalmazottak hatékony menedzseléséhez. Nemcsak kényelmes módot ad arra, hogy kapcsolatba léphessünk az alkalmazottakkal, hanem nyomon követhetjük az alkalmazottak irányításának napi szempontjait is. Az Odoo HR segítségével nyomon követhető az alkalmazottak munkaideje, kezelhetjük a különböző ütemezéseket, valamint könnyedén kommunikálhatunk velük a csapat-csevegésekben. Az alkalmazás könnyen testre-szabható a vállalkozás egyedi igényei szerint.
Alkalmazott profilok
Ahhoz, hogy az üzleti kommunikáció erős és mindig összekapcsolt maradjon, elengedhetetlen, hogy az alkalmazottak ismerjék egymást. Akár nagy, akár kis létszámú a vállalat, problémák merülhetnek fel, ha egy tag nem tudja, hogy ki a többi alkalmazott és ők mit csinálnak. Ezzel együtt az alkalmazottaknak tudniuk kell, hogy a kollégák melyik osztályon dolgoznak, hogy a konkrét kérdéseket a megfelelő személynek tehessék fel.
A Munkavállalók alkalmazással a munkavállalói profilok kontextust biztosítanak minden egyes személyről. A tagok olvashatnak az egyes személyekről, megérthetik a szerepüket, az érdeklődési körüket és azt, hogy ők kinek riportolnak. A profilok továbbá nevet adnak az arcokhoz, így könnyebb megismerni, hogy ki kicsoda a vállalaton belül.
Feladatkezelés
A feladatok kezelése és a gördülékeny együttműködés rendkívül nagy kihívást jelenthet a távoli munkavégzés során. Ha nincs hatékony feladatkezelési eszköze a cégnek, az általános üzleti teljesítmény nem lesz olyan sikeres, mint amilyen amúgy lehetne. Egy olyan feladatkezelési eszköz, amely a stabil kommunikációs funkciókat feladatkövető képességekkel kombinálja, nagyban javítja a vállalat legfontosabb aspektusát: azt, ahogy az alkalmazottak végzik a munkájukat. Megbízható projektmenedzsment-rendszer nélkül a projektek zavarosak lehetnek, ráadásul a csapattagok elvesztegethetik az idejüket is. Ezek a problémák tovább fokozódnak, ha a vezetőségnek nincs közvetlen módja a haladás nyomon követésére, és így elszakadnak a hatékony irányítástól.
Az Odoo Project az egyik leghatékonyabb üzleti kommunikációs eszköz a piacon. Ez az eszköz megkönnyíti az egyes feladatok végrehajtását, az elejétől a befejezésig. Végig támogatja az alkalmazottakat és a vezetőket abban, hogy időben és a lehető legsikeresebben elérjék céljaikat. A vezetők közvetlenül rendelhetnek feladatokat a csapattagokhoz, és nyomon követhetik azok előrehaladását. Emellett határidőket és prioritási beállításokat is megadhatnak, amelyek egy szervezett listanézetben jelennek meg minden érintett számára. A beépített kommunikációs eszközökkel az Odoo Project segít az alkalmazottaknak, hogy tudják, ki delegál egy feladatot, mikorra esedékes, és milyen fontossági sorrendben, így ennek megfelelően tervezhetik meg a feladataikat.
Időpont foglalás
A legjobb megbeszélések azok, amikre fel tudnak készülni a résztvevők. Ha megteremtjük a találkozók hatékony ütemezésének módját, több időt nyerhetünk a tényleges találkozóra való felkészülésre. Ezzel együtt az ember azt gondolhatja, hogy a megbeszélések ütemezése egyszerű folyamat, pedig sok időt vehet igénybe, ha egy átlátható felület nélkül akarjuk kiválasztani a megbeszélés időpontját. Ráadásul ez a folyamat általában egy szükségtelenül hosszú e-mail cunamival jár. Az időpontfoglaló programok segítenek abban, hogy a folyamat gyors és egyszerű legyen. Lehetővé teszik, hogy azonnal lássuk a kollégák számára legjobb időpontot. Valamint a többiekkel is megismertethetjük saját elérhetőségünket. Összességében a modul segít abban, hogy ne foglaljon le senki kétszer egy időpontot. Az Appointments alkalmazás csatlakozik az online naptárhoz, amely teljes mértékben integrálva van a Google és az Outlook naptárba is, így a munkahelyi találkozókat könnyedén ütemezhetjük a személyes naptárunkkal is.
Az alkalmazás többek között lehetőséget biztosít arra, hogy meghívókat küldjünk azoknak a személyeknek, akikkel találkoznunk kell, így láthatjuk, hogy melyik nap és időpont a legmegfelelőbb számukra. Az alkalmazás szinkronizálja az összes megerősített találkozót a saját naptárral, és eseményt hoz létre a meghívottak naptárában is. Jól működik a cégen belüli csapattagokkal való találkozók ütemezéséhez, és ideális a külső ügyfelekkel és kollégákkal való kapcsolattartáshoz is.
Találkozó kezelés
A rosszul megtervezett vagy felesleges megbeszélések pazarolják a legfontosabb erőforrásunk - a csapattagok - értékes idejét. A szükségtelen megbeszélések lelassítják a folyamatokat, zavart keltenek, és bizalomhiányt szülnek. Hagyjuk, hogy a technológia segítsen. Az Odoo segítségével az értekezletek ütemezése mögötti munka nagy részét robotpilóta üzzemódba teheted, és más fontos dolgokra koncentrálhatsz, a többit a technológia elintézi.
Automatikusan létrehozott találkozók a többi alkalmazás eseményeiből
Az egyszerű automatizálással új megbeszéléseket hozhatunk létre más tervezési és szervezési eszközök eseményeiből. Így soha nem fogod magad azon kapni, hogy értelmetlen megbeszéléseket ütemeztél.
Emlékeztetés a megbeszélés kezdete előtt
A megfelelő értekezlet-ütemező eszköz segít abban, hogy az értekezletek gyorsan és hatékonyan kerüljenek be a naptárba, és ez segít abban is, hogy produktívak maradjunk. De vannak még előnyök. Egy másik módja annak, hogy produktív maradj, ha automatikus értesítést állítasz be magadnak a megbeszélés előtt, valamelyik alkalmazásban vagy eszközön, amelyik a legjobban megfelel neked.
Nemcsak a Google- és Outlook-naptárakba vagy e-mailben kaphatsz emlékeztetőket, hanem SMS-értesítésekre is van mód. Bármi, amivel hatékonyabbá tehető a találkozók ütemezésének rutinja, mindenki számára nyereség lehet.
Megosztás és együttműködés az új jegyzeteknél
A legtöbb értekezlet legfontosabb eredménye a tanulságok levonása és az intézkedési pontok összeírása. Fontos, hogy ne felejtsd el megosztani ezeket a csapatoddal. Ezzel együtt automatizálhatod ezt a folyamatot, így soha többé nem kell gondolkodni rajta.
Meeting jegyzőkönyv automatizálása
A jegyzetek készítése és elküldése a megfelelő embereknek sok időt vehet igénybe, így időpazarlásnak tűnhet. Ne hagyd, hogy ez lassítsa a napod. A megbeszélés során készített jegyzeteket az Odoo automatikusan elküldheti a csapatodnak (és a felettesnek), hogy mindenki képben legyen.
E-mail marketing
Az e-mail marketing nagyszerű módja annak, hogy kapcsolatban maradjunk az ügyfelekkel. A könnyen testreszabható sablonok segítségével vonzó hírlevelet készíthetünk releváns információkkal, üzleti hírekkel és szórakoztató tartalommal. Az e-mail az egyik legjobb módja annak is, hogy elérjünk valakit. Az e-mail marketing 40-szer hatékonyabban éri el a célközönséget, mint a Twitter vagy a Facebook.
Közösségi marketing
Akár a vállalkozás közösségi médiáját kezeled, akár a személyes márkádat próbálod felépíteni, az összes közösségi médiaplatform egyszerre való kezelése hatalmas felelősség tud lenni: Posztolni a Facebook-oldalra, napra-készen tartani a LinkedIn-profilt, miközben Twitteren figyelni kell a céges említéseket is. Elengedhetetlen figyelembe venni, hogy számos ügyfél automatikusan a közösségi csatornákhoz folyamodik, hogy kapcsolatban maradjon a vállalkozásokkal. A Twitter, Facebook- és LinkedIn-oldal az az alapértelmezett hely már, ahová eljutnak a partnerek/ügyfelek, hogy megtudják, milyen újdonságokat kínálsz.
Egy távolról dolgozó csapat valószínűleg elég változatos időbeosztással rendelkezik. Annak érdekében, hogy a közösségi marketing ne vesszen el a süllyesztőben, és a tartalommarketing a terv szerint haladjon, az Odoo közösségi marketing moduljának segítségével előre lehet ütemezheti a posztokat, így azok mindig a megfelelő időben jelennek meg. Egy gombnyomással minden oldalra képesek vagyunk posztolni, csak egy pipával kell bejelölni, hogy melyik platformokra kívánjuk publikálni az adott posztot. A közösségi marketing segítségével a csapatod egyidejűleg válaszolhat a megjegyzésekre, a közvetlen üzenetekre és olyan posztokra is, ahol a céget megjelölték. Így lépést tarthatsz, láthatod gyorsan, könnyen a kérdéseket és az aggodalmakat. A közösségi marketing lehetővé teszi az alábbiakat:
-Új tartalmak megosztása
Az egyik legjobb módja annak, hogy stabil közösséget építs bármelyik közösségi oldalon, ha olyan tartalmakat osztasz meg, amelyeket a követők érdekesnek találnak.
-Szinkronizált tartalom
Írtál egy nagyszerű posztot. Most itt az ideje, hogy biztosítsd, hogy közönséged látja is azt, függetlenül attól, hogy ő milyen platformot használ és preferál. A tartalmak különböző platformokon való megosztása fárasztó folyamat, de a közösségi marketing modul segítségével automatikusan posztolhatod a tartalmakat az összes közösségi médiafióknál.
-A márka online nyomon követése
Az online márka-megemlítéseinek nyomon követése szintén fárasztó lehet, miközben több eszközzel kell dolgozni, több oldalanyi linket kell átszitálni, hogy megtaláljuk a valós márka-megemlítéseket. A Social Marketing modul segíthet a közösségi hálózatok automatikus monitorozásában.
Odoo megjegyzések
Akár egy megbeszélésen vagy, akár kutatást végzel, a jegyzetek készítése segít a koncentrálásban, később hivatkozási alapot ad, valamint emlékeztet és megerősíti a munkánk különböző összefüggéseit. Lehet, hogy kevesebb erőfeszítést igényel, mint egy teljes jegyzőkönyv megírása, de a jegyzetek formázása, rendszerezése és nyomon követése még mindig tetemes időt vesz igénybe. Ha valamiről jegyzeteket kell készíteni, akkor ahhoz az Odoo Notes funkciót ajánljuk.
A jegyzetek cselekvéssé alakítása
Azzal, hogy a jegyzetek feladatlistává alakulnak át (ahol kipipálhatjuk a dolgokat) lehetővé válik, hogy a munka élén maradjunk, és be legyen biztosítva, hogy ne mulasszunk el semmilyen kritikus pont nyomon követését. Létrehozhatunk jegyzeteket az új feladatokból. Így valahányszor valami újat adunk hozzá a teendők listájához, tökéletes felületünk lesz a gondolataink és jegyzeteink nyomon követésére.
Emlékeztetést kaphatunk a jegyzetekről, mindezt a naptárban
Néha mi emberek hibázunk és elfelejtünk dolgokat. Az éppen feljegyzett cselekvési pontok nyomon követése ismétlődő feladat lehet. De létrehozhat egy olyan munkafolyamatot, amely automatikusan emlékeztetőkké alakítja a jegyzeteit egy naptárban, így nem felejti el visszanézni a jegyzeteit.
Dokumentumok és fájlok felhőalapú tárolása
A távmunka során az együttműködés nem csak videochaten keresztül, hanem a fájlok megosztásával is zajlik. Ezért elengedhetetlen egy olyan alkalmazás, amely lehetővé teszi a projektben résztvevőket, hogy megosszák és szerkesszék a fájlokat távolról is. Itt jöhetnek jól az olyan felhőalapú tároló alkalmazások, mint az Odoo Documents. Azzal, hogy az összes fájlt a felhőbe helyezzük, biztosítjuk, hogy a csapat zavartalanul hozzáférjen a releváns dokumentumokhoz, táblázatokhoz, prezentációkhoz, videókhoz és így tovább.
A Documents segítségével az összes dokumentum több változatát tárolhatjuk, és szabályozhatjuk a hozzáférési jogokat, így mindenki hozzáférhet ahhoz, amire épp szüksége van. A fájlszerkesztési előzményekhez is hozzáférhetünk, hogy lássuk, ki mit változtatott. Ráadásul így könnyebb a valós idejű együttműködés, hiszen elkerülhető a dokumentumok szerkesztett verzióinak ide-oda küldése. Ez nagyszerű módja a szabadúszók és a távoli csapatok munkájának megszervezésére is.
A dokumentumok aláírásának megkönnyítése
Bár a tintatollak és a papír már a múlté, az aláírások még mindig nagy hangsúlyt képviselnek, és fontosak az üzleti megállapodásokhoz. Az Odoo-val egyszerűsíthetjük a folyamatot; automatizálhatjuk és aláírhatjuk a dokumentumokat digitális „tintával”, és modernizálhatjuk a vállalkozásnak ezt a régimódi aspektusát.
Időkövetés és produktivitás
A távmunka egyik kihívása, hogy a munkáltatók és az ügyfelek is tudni akarják, hogy a munkát elvégzik-e, és a termelékenység sem marad el. Ugyanakkor a munkavállalók nem akarnak állandó ellenőrzéseket, és nem is akarják azt érezni, hogy valaki állandóan lesi őket. Ilyenkor jön jól egy időkövető eszköz használata.
Ez egy nagyszerű módja annak, hogy a vállalkozások mérjék az alkalmazottak produktivitását, és felelősségre tudják vonni őket a munkájukért. A munkavállalói oldalon, különösen a szabadúszók és a független vállalkozók esetében, az időkövető szoftver kritikus lehet, amint a számlák elküldéséről van szó pl. a bérszámfejtéshez. Minden érintett fél számára előnyös az elfogulatlan idő- és termelékenységkövetés.
Következtetés - Az otthoni munkavégzés itt van és marad is
A koronavírus miatti lezárás megmutatta, hogy a távmunka sokkal szélesebb körben lehetséges, mint azt sok vállalat elképzelte. A rugalmas munkakörülmények új normává válnak, és ez a váltás a munkahelyi kultúrában is érezhető. A világjárvány elmúlása után is várható, hogy a munkavégzés még inkább elmozdul a home office irányába, legalábbis egészen biztos, hogy sok munkavállaló szeretné majd ezt megtenni, legalább a hét egyik részében. Másrészt a munkáltatók, a vezetők és az alapítók fel fogják ismerni, hogy az otthoni munkavégzés valóban segítheti a termelékenységet, hiszen az alkalmazottabbak kiegyensúlyozottabbak és produktívabbak a munka/magánélet harmóniájától. Nagyszerű eszközökkel, erőforrásokkal és fejlett technológiával még soha nem volt ilyen egyszerű olyan professzionális otthoni munkakörnyezetet kialakítani, amely lehetővé teszi a hatékonyságot.
Ha Odoo-ra váltanál, foglalj időpontot nálunk konzultációra!