A projektmenedzser az a csapatban, akinek képesnek kell lennie hatékonyan irányítani a rábízott projekteket, ő az, aki elkészíti a megvalósítás ütemtervét, miközben rendíthetetlenül motiválja és bátorítja a projektben résztvevő többi munkatársat arra, hogy a lehető legjobb teljesítményét nyújtsa.
Ahhoz, hogy megértsük mitől tud egy vállalat sikeres, vagy akár piacvezető is lenni, meg kell értenünk a háttérben levő emberi döntéseket és motivációkat. Ha te is gondolkodtál már ezeken:
• Mitől lesz egy cég sikeres?
• Hogyan tud sikeres is maradni?
• Hogy működik egy erős cég csapata?
• Mitől ég ki a csapat mentálisan és hogy lehet ezt kikerülni?
Akkor ez a blogbejegyzés neked való.
Nem mindig a drasztikus innováció a kulcs
Gyakori tévhit, hogy a gyengébb tendenciájú hatékonyság esetén a tömeges leépítés, egy 180 fokos működési változtatás vagy egy költséges új és komplex technológiába való befektetés lenne a megoldás. Sajnos ha sokáig nem veszünk észre egy fontos működési problémát (vagy nem akarunk tudomást venni) akkor előfordul, hogy hirtelen próbálunk ugrásszerű változást elérni, aminek sokszor nagy csattanás a vége.
Néha kell a merész és látványos innováció, kétség se fér hozzá, azonban a fejünkben kissé túl van értékelve ez a megközelítés. A meglévő eszközökkel és energiaforrásokkal is jobbá lehet tenni a minőséget és a termelékenységet, persze ehhez tiszta képet kell kapjunk a részletekről és olyan tapasztalatokon alapuló, lépésről-lépésre stratégiát kell kialakítani, ami mentén szépen, kiegyensúlyozottan lehet haladni. Ha tudni szeretnéd, hogy tudod mindezt hatékonyan követni és beállítani az Odoo-dban, akkor keress minket!
Kis elvárásokat támasztani
Sokan ha meghallják az innováció szót, egy modern, kreatív áttörésre gondolnak, aminek van egy kis mese habbal jellege: A lehető legrövidebb idő alatt elérni a lehető legnagyobb változást. Ez pedig gyakran bénító hatást kelthet a munkatársakban.
Az emberben van egy alapvető, természetes ellenállás a nagy változásokkal szemben, az öntudatlan ragaszkodás a megszokott rutinhoz. Gondoljunk csak őszintén bele, melyik a vállalhatóbb: minden nap 1 órát futni, vagy kezdésnek helybenfutni 5 percet?
A projektmenedzsernek észben kell tartania a tudatlan hárítást, ha valami újra akarja kérni a csapatát. Erre jó ötlet a kis lépések stratégiája.
A csapat inkább töltsön el napi egy percet valami új, önfejlesztő/elemző szorgalmi feladattal, mint hogy harminc percet ne töltsön el inkább semmivel, hiszen túl sok idő és teher számára. Egy hatékony rábeszélési technika, ha a változásra olyan kevés időt kérünk feláldozni, ami tényleg annyira jelentéktelen, hogy senki nem érezheti azt megterhelőnek. Olyan kicsik legyenek a lépések, hogy ne lehessen mit elrontani velük és könnyen sikerérzést adjon.
Egy idő után akármi is legyen az, természetes módon beépül a napi működésbe és így lehet fokozatosan továbbhaladni. Ha az Odoo bevezetésén gondolkozol, ne várd el, hogy a csapatod azonnal átálljon a kizárólagos használatára. Próbálgassák, kapjanak kisebb feladatokat, és előbb-utóbb belejönnek.
"Ha nap mint nap egy kicsivel jobbak vagyunk, idővel nagy dolgok történnek. Ha napról napra csak egy kicsivel javítunk a kondíciónkon, idővel jelentős javulást fogunk tapasztalni. Nem egy és nem is két nap után, de idővel mindenképpen. Ne a gyors és látványos javulás legyen a célunk, hanem az, hogy minden egyes nap tegyünk jobbá valamit. Ez a tartós javulás egyetlen valódi módja.”
A kis lépésekben való fejlődés hatalmas változásokat tud hozni hosszútávon.
Kérd meg még ma a munkatársaidat, hogy keressenek meg öt apró dolgot, amivel javítani tudnak a saját hatékonyságukon. Vagy kérd meg őket, hogy dobjanak be olyan egyszerűen megvalósítható kisebb ötleteket, amivel pénzt takaríthat meg a cég.
Pár példa:
„A háború utáni újjáépítés éveiben a Toyota cég bátor kísérletbe kezdett. A vállalat egyik tehetséges vezetője, Taiicsi Óno megváltoztatta a gyártás egyik alapvető szervezőelvét. Korábban a legtöbb autógyár azt a procedúrát követte, hogy a karosszéria végighaladt az összeszerelő szalagon, és minden munkás elvégezte rajta a rá kiosztott részfeladatot. Vagyis minden munkásnak azt az egy adott feladatot kellett elvégeznie, és semmi többet. Ha bárhol hiba csúszott a folyamatba, azt a minőségellenőrök szűrték ki a folyamat végpontján. Óno azonban másként gondolta. Minden egyes munkás keze ügyében elhelyezett egy jelzőzsinórt, amelynek az volt a funkciója, hogy ha valamelyikük bármilyen hibát észlelt, leállíthatta vele a futószalagot. Ehhez persze az is kellett, hogy jelzés esetén kéznél legyenek mindazok a szakemberek, akik azonnal azonosítani és orvosolni tudták a problémát. Minden más autógyártó teljesen abszurdnak találta ezt az elgondolást, amely szembemegy a tömegtermelés összes létező alapelvével. Hogyan tudna egy gyár nagy sebességgel termelni, amennyiben a gyártósor bármikor csak úgy leállhat, ha egy munkás úri kedve úgy diktálja, hogy meghúzzon egy zsinórt? A várakozásokkal ellentétben Óno ötlete a leghatékonyabb újításnak bizonyult az autógyártásban. A kis hibák azonnali kijavítása ugyanis elejét vette annak, hogy később a nagyobbakkal kelljen foglalkozni.”
Mint látjuk, akkor kell orvosolni a gyártási hibákat, amikor azok még kicsik és könnyen kijavíthatók.
„Az American Airlines egyik légiutas-kísérője észrevette, hogy a legtöbb utas otthagyja a tányérja szélén a salátában lévő olajbogyókat. Továbbította megfigyelését a feletteseinek, akik hamarosan kiderítették, hogy a beszállító az összetevők száma alapján árazza be a salátákat, és a négynél több hozzávalót tartalmazó saláták már egy drágább kategóriába tartoznak. Nos, az olíva történetesen éppen az ötödik hozzávaló volt az adott salátában, így amikor megkérték a beszállítót, hogy a jövőben hagyja ki belőle, azzal évente nem kevesebb mint 500 ezer dollárt spóroltak meg.”
Egy kis észrevétel mennyi pénzt tud megtakarítani!
„George de Mestral svájci mérnök kutyasétáltatás közben arra lett figyelmes, hogy kutyája bundájába és a saját kabátjára úton-útfélen apró bogáncsok tapadtak. Ahelyett, hogy bosszankodott volna a dolog miatt, inkább figyelmesen megvizsgálta a bogáncsok szerkezetét – és hamarosan feltalálta a tépőzárat.”
A kis dolgokból lesznek a nagy ötletek!
(Kaizen-változás félelem nélkül c. könyv)
Tanulni, tanulni, tanulni
Tanulás fókuszú elvet kell elsajátítania mindenkinek. A jó működés titka, hogy nem szabad megszokni azt, ami egyszer bevált. Folyamatosan tanulni kell a hibákból, időközönként fel kell tárni a veszteségek forrását, azokat pedig proaktív módon ki kell küszöbölni, hogy a működést hatékonyabbá tegyük. Ha egy kicsit mindig stimulálva vannak a munkatársaid, hogy jobbak legyenek (de nem annyira, hogy negatívumként éljék meg!) akkor a feladatokat is nagyobb lelkesedéssel végzik.
A projektmenedzser nem dolgozhat csak az irodájából, figyelve az elemzéseket, hanem gyakori időközönként ott kell legyen a körforgásban. Lesétál a gyártósorra, beszélget a dolgozókkal, és közösen gondolkodva feltérképezik a hibákat.
Fontos, hogy a vezető első kézből érezze és lássa a hibákat, enélkül hiába kiváló például egy munkavállaló, ha rossz munkafolyamat mentén dolgozik: mondhatni önhibáján kívül nem tud hatékony lenni.
A kis lépések filozófiájának lényege:
• Az ügyfelek igényeiből kell kiindulni
• Minden működési ötletelésbe vonjuk be azokat, akik végzik azt, hasznos ötleteik lesznek
• A probléma egyben egy lehetőség is. Ki kell aknázni a fejlesztési lehetőségeket
• A problémákra SOS kell reagálni
• Kifogások gyártása helyett a problémamegoldásra és a cselekvésre kell fókuszálni
• Minden nap javítani kell valami apróságon
• Kis lépésekben érdemes haladni
• A vezető ne a bűnbakot keresse, hanem az okot!
• Nem kell a tökéletesre törekedni. A lényeg, hogy kezdjünk megvalósítani!
• Annyi értéke van egy ötletnek, amennyi meg is valósul belőle
• Folyamatosan tegyük fel a „Miért?” kérdést, hogy megtaláljuk és kiküszöböljük a hibákat!
• Irányelvekkel tartsuk fenn a fejlesztés eredményeit
• Adjunk a visszajelzést a legkisebb részletekre is, hogy fennmaradjon a minőség és a csapat motiváció
Az Odoo hasznos segítséget tud nyújtani mind a munkafolyamatok számmal mérhető teljesítményének digitális elemzésében, mind a projekt felügyelésében és a költség/bevétel monitorozásban, de a kommunikáció mindig és mindenhol elengedhetetlen.