Ebben az interjúban Virág Levente kollégánk és Regele János, a Zippsafe ICT igazgatója osztja meg velünk tapasztalataikat az Odoo 13-ról 16-ra való rendszerfrissítésről. Megtudhatjuk, mi motiválta őket a frissítésre, milyen kihívásokkal és előnyökkel járt az új rendszer bevezetése, és hogyan érintette ez a cég működését több országban. Az interjú során kiderül, milyen stratégiákat alkalmaztak a sikeres migráció érdekében, és milyen tanácsokat adnának más cégeknek, akik hasonló nagyszabású rendszerfrissítést terveznek. Az interjú betekintést nyújt a projekt előkészítésébe, az alkalmazottak reakciójába, valamint a döntéshozatali és üzleti folyamatokban bekövetkezett változásokba.

- Mi volt az elsődleges indítékotok Odoo 13-ról 16-ra való frissítésre?
- Az fő oka az volt, hogy az Odoo megszünteti a 13-as verzió támogatását az Odoo.SH felhőszolgáltatásban. Már nem kaptunk támogatást a 13-as verzióhoz, és októbertől teljesen leállítják, így kényszerültünk frissíteni.

- Nektek akkor igazából az új funkciók nem voltak lényegesek?
- Az új funkciók kezdetben nem voltak elsődlegesek számunkra. De ahogy idővel egyre több új felhasználói igény merült fel, rájöttünk, hogy a régebbi verzió már nem tudja kielégíteni ezeket. Ezzel egyre nyilvánvalóbbá vált, hogy szükség van az új verzióra, ahol már elérhetőek azok a funkciók, amiket a régebbiben hiányoltunk. Ezért döntöttünk a váltás mellett, ahol a szükségesség találkozott a hasznossággal.

- Tudsz esetleg mondani egy konkrét példán, amit a 13-as még nem tudja, de a 16-os már tudja?
- Egy nagyon konkrét funkció nagyon-nagyon hiányzott. Mi egy gyártó cég vagyunk, nem is akármilyen, egy svájci terméket gyártunk, úgyhogy a minőségellenőrzés az nagyon kritikus nálunk.
Az Odoo 13 nem tudta kezelni a minőségellenőrzést termékdarabonként, csak teljes műveletek szintjén. Az Odoo 16 már lehetővé teszi, hogy minden egyes termékre külön minőségellenőrzést végezzünk, így részletesen nyomon követhető egyesével, hogy melyik termék milyen minőségű.
Ez nagy hatással volt az egész szervezetre, mert korábban egy szoftvert készítettünk erre a funkcióra, és  a frissítéssel most ezt eltudtuk engedni.

- Van-e más, amiben különbséget tudnál tenni a régi verzió és az új verzió között? 
- Az új verzió jobban kezeli az időtényezőt a gyártásban, ellentétben a régi verzióval, ami nem tudta jól kezelni az időbeli ütemezést. Ez azt jelenti, hogy az új verzióban pontosabban tudjuk tervezni a beszerzést, gyártást és szállítást az idő függvényében, ami nagy előrelépést jelent a hatékonyság és a tervezés szempontjából.

- Igen, nem volt még ilyen funkcionalitás a 13-asban, most meg egyszerűen az egérrel tudott a listát állítgatni. 
-Az új verzióban az időkezelés javítása nagy előnyt jelent számunkra, de meglepetésként ért, hogy mennyi adatot kell megadnunk az időtényezőkkel kapcsolatban, hogy a rendszer hatékonyan tudjon működni. Jelenleg is dolgozunk azon, hogy ezt a részt jól beállítsuk.

- Hogyan érintette a migráció a ti három különböző országban lévő operációitokat.
- A migráció egyszerre érintette az összes országot. Minden országból bevonásra kerültek kulcsfelhasználók és az átállás egységesen, egyetlen folyamatban történt. Mivel minden országban más jogszabályoknak kell megfelelni, több Odoo partnert is be kellett vonnunk a projektbe.

- Milyen kihívásokkal kellett szembenéznetek a migráció során?
- A legnagyobb kihívás az emberi tényező volt, mivel nem mindenki dolgozott egy helyen. Ezért létrehoztunk egy projekt-specifikus szervezetet, ami hasonlított egy mini cégre a cégünkön belül, saját menedzsmenttel és feladatokkal. Voltak tesztmenedzserek is, akik különböző helyeken dolgoztak és ők segítettek a feladatok koordinálásában és a tesztelésben. Ez a struktúra segített abban, hogy hatékonyan tudjunk együttműködni és kezelni a projekt kihívásait.
- Ti külön szervezetet alakítottatok ki tulajdonképpen erre a projektszervezetre? 
- Igen, lett egy szervezet a cégen belül.
- Ez hány főből állt kb.?
- Csak házon belül, körülbelül két tucat.
- Plusz ehhez jöttek a fejlesztő partnerek, akik ahogy mondtad, hogy a lokalizációt valósították meg országonként. Ez három ország, ott legalább 2-3-4 ember.
- Bizony, bizony, az még egy tucat. Legalább harminc fő volt, aki együtt dolgozott.

- Jól tudom, hogy az egészet te fogtad össze, te voltál a piramis tetején?
- Úgy működött, hogy házon belül én voltam a belső projektmenedzser, de egyébként az egész projektnek a menedzsere az Ernő volt, aki a ti kollégátok. Annyiban voltam még az Ernő felett, hogy mint a projektnek a szponzora, a büdzsét meg a határidők betartatását felügyeltem. Nekünk nagy könnyebbség volt, hogy nagyon sok magas szintű projektszervezési feladatot az Ernő ellátott.

- Hogyan reagáltak az alkalmazottak az új rendszer bevezetésére? A motiváció, a hozzáállás nem feltétlen ugyanaz, mint a szponzoré, aki akarja a váltást.
- Ebből a szempontból az Zippsafe az egy nagyon szerencsés szervezet, én ezt mindig mindenkinek elmondom, aki hozzánk jelentkezik dolgozni annak is, akivel együtt dolgozunk projekteken, annak is. Alapvetően teljesen magától értetődő volt mindenki számára. Kiderült a kommunikációnkból, hogy erre a frissítésre szükség van és ezt így mindenki elfogadta.

- Akkor mondhatjuk, hogy ez a legmagasabb motivációs szinten vannak a munkavállalóitok?
- Igen, fel sem merült, hogy ezt nem akarja mindenki. Ami kihívás volt, az már nem Buy in kérdése, hanem erőforrás kérdése. A migráció az év végén történt, amikor egyébként a pénzügyi év zárása miatt nagyon nagy intenzitású munka folyik sok olyan részlegnél, aki nagyon mélyen érintett az átállásban. Ez plusz kihívás volt nekik.

- Ők érzik egyébként az előnyeit az új rendszernek? Most már azért használjátok pár hete, vannak-e ilyen visszajelzések?
- Projektünk egyik fontos célja, hogy a kollégák mennyire elégedettek az új rendszerre való átállással. Az elégedettséget nem azonnal, hanem körülbelül két hónap múlva fogjuk mérni, amikor a dolgozók már kipróbálhatták a rendszert a mindennapi munkájukban és több projekten keresztülmentek. Ekkor küldünk ki kérdőíveket a csapatnak és a menedzsereknek, hogy értékeljék az átállás sikerességét. Tudomásul vesszük, hogy az átállás utáni időszak mindig kihívásokkal teli, de már most láthatóak a pozitív változások. Hiszem, hogy az új rendszer előnyei egyre inkább érezhetőek lesznek, ahogy több projekt zárul sikeresen. Több dolgot tesz számukra lehetővé, amik korábban nem voltak megvalósíthatóak.

- Milyen hatással volt az új rendszer a döntéshozatali folyamatokra és üzleti folyamatokra?
- Az Odoo 16, jelentős előrelépést hozott a riportálás terén, ami megkönnyítette a döntéshozók munkáját. Ezzel párhuzamosan egy pénzügyi átalakuláson is átmentünk, frissítettük a könyvelési szabályzatunkat és új számlatükröt hoztunk létre. Bár ezek a változások technikailag a 13-as verzió alatt is megvalósíthatók lettek volna, az új rendszer bevezetése újdonságot jelentett a szervezet számára. Különösen az Odoo táblázatkezelő funkciója bizonyult nagyon hasznosnak, lehetővé téve számunkra, hogy a jelentéseket közvetlenül az Odoo-ban kezeljük, így a vezetők valós időben érhetik el a szükséges adatokat a megszokott formátumban.

- Tudom, hogy ti nagyon jól, és nagyon sokat terveztek. Hogyha itt a migrációról beszélgetünk, akkor itt milyen konkrét előkészületeket kellett csinálni?
- A migrációs projekt előkészítése során először másfél hónapot szántunk a helyzet felmérésére és a szerződések aláírására. Az Online ERP csapat egy előtanulmányt készített, amely áttekintette a rendszerünket, az egyedi kódokat, folyamatokat, applikációkat és a stúdióban végzett munkákat. Ez alapján készült el a scope analízis, ami felvázolta a migráció során szükséges munkamennyiséget. Ezt követően a feladatokat elosztottuk a saját, az Online ERP és a többi partnerünk erőforrásai között és kialakítottunk egy részletes projekttervet. Ez a terv meghatározta a teendőinket hétről hétre, hónapról hónapra. A projekt végül sikeresen megvalósult, részben az Odoo rendszer eszközeinek köszönhetően, amelyek segítettek a feladatok pontos körülhatárolásában. Ennek eredményeként minden résztvevő tisztában volt a saját feladataival, lehetővé téve a projekt zökkenőmentes megvalósítását.

- Itt a tervezés során bekellett vonni az alkalmazottakat? Nekik milyen előkészületeik voltak?
- A projekt mindenkit érintett, aki képzést kapott, tehát valamilyen formában mindenki részt vett benne. A projekt kezdete előtt fontos volt, hogy mindenki tisztában legyen a következő három hónap feladataival. A felsővezetőket és a közvetlen vezetőket előre tájékoztattuk a tesztelés időszakáról és az ahhoz szükséges emberórákról. Így megfelelően fel tudjuk készíteni az erőforrásokat, különösen az év vége felé, amikor mindenki nagyon elfoglalt. A sikeres projekt egyik kulcsa az volt, hogy időben tájékoztattuk az embereket, így mindenki tudott előre tervezni és beosztani az idejét. Ha a cégkultúra támogató, akkor az emberek hajlandóak energiát fektetni a projektbe, a lényeg, hogy ne érje őket váratlanul a feladat.

- Tervezés ellenére voltak-e meglepetések, váratlan fordulatok itt a migrációs folyamat során? Tervezés ide, tervezés oda, nyilván azért az élet az más…
- Nagyon érdekes, ebből a szempontból ez egy nagyon jó projekt volt. A nagyságrendekkel kevesebb ilyen volt, mint korábban. Ez többek között egyébként nektek is köszönhetjük. Ernő nagyon tapasztalt ebben a munkában, és pontosan tudta, hogy mikre kell odafigyelni. Illetve most már azért mi is 3-4 éve csináljuk ezt, úgyhogy sokat tanultunk. Igazán nagy meglepetés nem volt.
Csak apró kellemetlenség volt, amire félig-meddig számítottunk is. Volt egy külsős partner, akinek a kódját nehezen tudtuk beilleszteni ebbe a projektbe. A korábbi együttműködésből már lehetett arra következtetni, hogy azért ilyen problémákba beleütközhetünk. Ez az egy probléma volt, amivel találkoztunk.

- Igen, ha lehet azt mondani, hogy mi mit tanultunk a projektből az, hogy előre elkérjük a másik partnernek a kódjait és a tesztelt megoldásait.
Tehát akkor azért azt összegezhetjük, hogy a jó felkészülés azért arányaiban nagyon lecsökkenti a meglepetések lehetőségét?
- Igen, a jó felkészülés jelentősen csökkenti a váratlan meglepetések esélyét, különösen egy migrációs projekt esetében, ami általában kevésbé bizonytalan, mint egy teljesen új rendszer bevezetése. A migráció során már ismerjük a rendszert és a cég folyamatait, így a projekt strukturáltabban és előre láthatóbban menedzselhető.

- Voltak-e országspecifikus kihívások a projektben, és ha igen, hogyan kezeltétek ezeket?
- A külsős partnerekkel való együttműködés során különböző kihívások merültek fel, nem mindenhol volt egyszerű a helyzet. Egy partner esetében volt komolyabb probléma, ami veszélyeztethette a projektet, de összességében jól kezeltük a helyzeteket. A sikeres együttműködés kulcsa az emberi kapcsolatokban rejlik, mint a fejlesztőkkel, menedzserekkel és az ügyvezetőkkel való jó viszony. A tapasztalat azt mutatja, hogy ahol már volt közös munka, ott simábban ment a kommunikáció és az együttműködés. Ezen a területen is folyamatosan igyekszünk javulni.

- Milyen tanulságot vontatok le a migrációs projektből?
- A migrációs projektből három fő tanulságot vontunk le:

Stúdióval végzett módosítások kezelése: Ezek a módosítások nem okoztak akkora problémát a migráció során, mint amire számítottunk. A siker kulcsa a módosítások pontos ismerete és dokumentálása volt, ami segített a zökkenőmentes átállásban.

Jól működő alaprendszer fontossága: A migráció során kiderült, hogy az előző verzióban lévő hibák átvitele az új verzióba komoly problémákat okozhat. Ezért alapvető, hogy a migráció előtt a rendszer adatok hibamentesek legyenek.

Egyedi kód kezelése: Az egyedi fejlesztések migrációjánál jobb stratégia a fejlesztő partnerekkel való együttműködés, nem pedig önállóan a kódok átnézése. A partnerek jobban ismerik a rendszert és tanácsaikkal segíthetnek eldönteni, mely fejlesztések szükségesek az új rendszerbe való átálláshoz.

Ezek a tanulságok segítettek nekünk jobban megérteni a migrációs folyamatot és hatékonyabbá tenni azt.

- Terveztek következő frissítést? Hogyan készültök fel rá?
- Igen, a projektzárás környékén már ki is tűztünk egy egyfajta szándéknyilatkozatot, hogy mi lesz a következő. Most megpróbáljuk majd két verzió után frissíteni a rendszert, tehát a következő az elvileg az Odoo 18-as lehetne nekünk. Ez egy 2025 évvégi átállást jelent. Meglátjuk, hogy megtörténik-e, de ez már most a csőben van.

- Egy kicsit specifikusabb kérdésünk, hogy három külsős Odoo partner vett részt a projektben. Mit gondolsz, jó döntés volt ezek közül az Online ERP-t választani vezetőnek?
- Abszolút! Nagyon elégedett voltam, ahogy mondtam, nagyon sokat jelentett Ernőnek a tapasztalata. Nagyon sokat segített az, hogy tényleg gyorsan reagáltatok, rugalmasak voltatok, tényleg magas szintű együttműködés volt. Arról nem is beszélve, hogy ti ismeritek a legjobban a kódbázisunkat. Veletek vagyunk együtt a kezdetektől fogva, biztos, hogy nem tudtam volna egyik-másik partnerünkkel sem véghezvinni ezt.

- Akkor jó volt az érzésem, hogy egyrészt a kiszolgáló csapat is jó volt, amit odatettünk, de a csapatvezető is tök jó volt.
- Igen, minden szinten igen. Olyan nem fordult elő, hogy kaptunk tőletek valamit, ami nem működött volna. Nagyon boldog voltam emiatt!
- Ez a mi belső tesztelési folyamatunknak is köszönhető egyébként. :-)

- Mit javasolnál más cégeknek, aki hasonló nagyszabású rendszerfrissítést tervez?
- Hát azt, hogy olvassa el ezt az interjút. :-D
Ha azt az utat járja, amit mi, akkor ugyanilyen sikeres lehet. Nyilván ez dicsér titeket, meg dicsér minket is. Fontos kiemelni, hogy bár szerencsés helyzetek is adódtak, igyekeztünk elemezni, hogy mely pontokon segített a szerencse, így a jövőben még szerencse nélkül is sikeresek lehetünk.
Egy ERP rendszer frissítése vagy migrációja során kulcsfontosságú, hogy a cégnél legyen mély rendszerismerettel rendelkező személyzet. Ez azt jelenti, hogy olyan kulcsfelhasználókra van szükség, akik nem csak a rendszert, hanem a céges folyamatokat is alaposan ismerik. Ez a tudás nélkülözhetetlen ahhoz, hogy a projekt sikeres legyen. Akármilyen kiváló is az integrációs partner projektmenedzsere, ha nincsenek megfelelő szakemberek a cégen belül, akikkel együttműködhet, akkor a projekt akadályokba ütközhet.

- Köszönöm az összes választ, én végére értem a kérdéseknek. Benned maradt-e bármi ezzel kapcsolatban?
- Egy érdekes pont a kommunikáció körül felmerült: az Odoo 13-ról 16-ra való átállás során a főmenü kinézete nagyjából változatlan maradt, ami néha felvetette a kérdést, tényleg történt-e változás? Ez azonban egyben dicséret is az Odoo és a migrációs csapat munkájára, mivel ez azt mutatja, hogy képesek voltak megújítani a rendszert anélkül, hogy zavaró változásokat hoztak volna a felhasználói felületen. Ez a megközelítés segített abban, hogy a felhasználók számára a változás láthatatlan maradjon, csökkentve az átállással járó terhet, miközben a rendszer új képességeket kapott. Ez rávilágít arra, hogy a projekt sikeréhez elengedhetetlen a hatékony kommunikáció és az emberi tényező figyelembe vétele, valamint az, hogy a felhasználók számára a megszokott munkafolyamatok megőrzése mellett hogyan lehet értéket teremteni új funkciókkal.
- Egyébként ezt alá tudom támasztani. Én emlékszem régebbről is, amikor vettem egy új számítógépet, és még anno Windows-felhasználóként rátelepítettem ugyanazt a Windowst, és akkor vártam a csodát, de hát basszus, ez ugyanaz.
- Igen, ez érdekes felismerés. De aztán ahogy az ember elkezdi használni és amikor sokkal jobban fut a Call Of Duty akkor elégedett lesz. 
- Pontosan.
- Úgyhogy ezért is mondtam azt, hogy majd az idei év folyamán lehet igazán felmérni, hogy ez milyen hatással van az emberre.

- János, nagyon köszönöm a beszélgetést, izgatottan várjuk, hogy a csapat milyen csodákat hoz ki az új rendszerből.
- Köszönöm neked is, alig várom, hogy mindenki láthassa a változásokat!

Te is migráció előtt állsz? Szeretnéd, hogy nálad is zökkenőmente legyen az átállás? Akkor foglalj időpontot Leventénél!

IDŐPONTFOGLALÁS