Ha szeretnéd jobban tárolni, biztosítani és kezelni dokumentumaid, akkor ez a blogbejegyzés neked szól. Az Online ERP Kft. hivatalos Odoo Gold Partnerként szívesen segít átirányítani dokumentumaidat digitálisan, az Odoo segítségével. Ismerd meg a dokumentumkezelő modult!
Egy vállalaton belül számos olyan részleg van, ahol kiemelt fontosságú a dokumentáció. Néhány ezek közül: értékesítés, könyvelés, HR és toborzás, beszerzés, pénzügy és még sok minden más.
Az üzleti életben a dokumentumkezelés a tartalom jellege miatt kulcsfontosságú. Az ügyfélinformációktól és a szállítói információktól kezdve a munkavállalói és vállalati információkig - az üzleti dokumentumok bizalmas adatokat tartalmazhatnak. Ezek az érzékeny információk könnyen rossz kezekbe kerülhetnek, és visszaélhetnek velük, amennyiben nem kezelik azokat megfelelően.
Lehet, hogy a te vállalatodnak nincs sok olyan dokumentuma, amelyet nyomon kellene követni. Vagy talán van, de azokat megfelelően kezeli és iktatja a csapat. Fontos azonban megjegyezni, hogy ahogy a vállalat növekszik - úgy nő a papírterhelés is.
De érdemes számításba venni a váratlan eseteket is, pl. a természeti katasztrófákat, lopásokat, véletlen elkeveredést..stb. Bármi megtörténhet. A tárolás fizikai módszerének használata rengeteg hátránnyal jár, mint például: a biztonság hiánya, biztonsági mentési problémák, a verziótörténet nehéz nyomon követése, ráadásul időigényes a kulcsfontosságú részletek keresése és az információk megosztása is.
Az, hogy hol és hogyan tároljuk ezeket a papírokat, már eleve fontos, de az, hogyha nem tudunk számot vetni a külső kárforrásokkal, az stresszt és paranoiát okozhat. Különösen, miután a kár már megtörtént.
A digitális korszaknak köszönhetően a papíralapú dokumentumok kezelése jobb, ha online történik. Valójában a digitális dokumentáció előnyt jelent, mivel így számos, könnyebben kezelhető módja van a tárolásnak, a biztonságnak és a kezelésnek is. Ez lehetővé teszi a könnyű együttműködést, a könnyű szervezést, és hosszú távon még pénzt is megtakarít a cégnek (azaz nincs több papírnyomtatás, tintapazarlás és energiafelhasználás).
Az alábbiakban bemutatjuk az Odoo ERP dokumentumkezelési moduljának néhány jellemzőjét.
Magas szintű dokumentumbiztonság
A dokumentumbiztonság egy szervezet vagy vállalat magas szintű felelőssége. Mint korábban említettük, a céges iratok bizalmas információkat tartalmazhatnak, amelyek nem lehetnek könnyen hozzáférhetőek a tömegek vagy a versenytársak számára. Az Odoo dokumentumkezelő modul könnyen kezeli az irataidat. A szóban forgó dokumentum(ok) hozzáférési jogosultsággal és jelszavas védelemmel védhetők. A hozzáférés lejárati idejét is megadhatjuk. Mivel az összes Odoo modul integrálva van, a dokumentumhoz más modulokban is hozzáférhetünk. A felhőalapú tárolás lehetővé teszi az automatikus biztonsági mentéseket. Ez azt jelenti, hogy még ha véletlenül törölnénk is egy dokumentumot vagy fájlt, az könnyedén visszaállítható. Valójában ezzel a modullal a dokumentumokhoz bárhonnan és bármikor biztonságosan hozzáférhetünk.
Az integráció fokozza a hatékonyságot
Az integrált Odoo rendszer megkönnyíti az adminisztratív folyamatok zökkenőmentes lefolyását. Az Odoo ERP automatizálja a különböző modulok számos, egymással összefüggő funkcióját. Valójában az Odoo dokumentumkezelő modul kiküszöböli az összes hibát a dokumentumból, és eljut ahhoz a címzetthez, akinek hozzáférése van hozzá.
A kiválasztott dokumentummal együtt a csevegőfunkció egyszerűsítheti az adott dokumentummal kapcsolatos kommunikációt és megbeszélést. Megoszthatod a dokumentumot akár azzal a személlyel is, aki a munkaterületen kívül van.
Az Email Gatewayek automatikusan generálhatnak számlákat a szállítói e-mailekből vagy szkennelt dokumentumokból. A könyvelők is láthatják a dokumentumokat a postaládájukban. Egyetlen kattintással a dokumentumot számlává alakíthatják. A fejlett mesterséges intelligenciának köszönhetően a mezők automatikusan kitöltődnek a számlák adatai szerint - a könyvelőnek csupán az "Érvényesítés" gombra kattintva kell azokat érvényesítenie.
Amint létrehoztál vagy másoltál egy dokumentumot a modulban, te leszel a dokumentum tulajdonosa. Lehetőség van arra is, hogy megváltoztasd a tulajdonost. Ez a képesség több fájlra is kiterjed (azaz egyszerre több fájlt is kiválaszthatsz, és az összes kiválasztott fájl tulajdonosát megváltoztathatod). Néhány funkció még:
- Szerkesztési funkciók
Bármely, a modulban már feltöltött vagy létrehozott dokumentum szerkeszthető benne. Nincs szükség a fájl letöltésére.
- Osztott funkcionalitás
A dokumentum felosztásának speciális funkcionalitása. Ha sok oldalt szkennelsz be, nem kell többé kézzel, egyesével elmenteni őket. A beolvasáskor az összes oldal egy dokumentumba kerül elmentésre. Szükség esetén a dokumentumot csoportonként vagy oldalanként is feloszthatod. A felosztott oldalak vagy csoportok automatikusan különálló fájlokká alakulnak.
- Zárolási funkció
A modulban található "zárolás" funkció hasznos, hogy elkerüld a zavart, amely gyakran abból adódik, hogy egynél több személy dolgozik ugyanazon a dokumentumon. Ha valaki éppen egy adott dokumentumon dolgozik, akkor a zárolás gombra kattinthatunk. Így, ha egy másik személy ugyanarra a dokumentumra bukkan a zárolás ikonjával, akkor látja, hogy valaki már dolgozik ezen a dokumentumon. Ekkor az új személy még mindig választhat, hogy ugyanazon a dokumentumon dolgozik-e, vagy egy új dokumentumon kezd el dolgozni.
- Archiválási funkciók
A dokumentumfájlt, valamint az elérhetetlent is archiválhatod, amikor csak szükséges. Az archivált fájlt is törölheted, ha az már nem kell.
- Címkézési funkcionalitás
A címkézési funkcionalitás a fájlok osztályozására használható, például ha frissíteni szeretnéd a fájl állapotát, akkor létrehozhatsz egy címkét ugyanarra, és kiválaszthatod az állapotot az opcióból.
- Cserélési funkcionalitás
A felhasználó a korábbi címkék megtartásával kicserélheti a frissített dokumentumot. Emellett a felhasználók nyomon követhetik és visszakereshetik a dokumentum korábbi verzióját.
forrás: Bista Solutions
Mostantól az összes Odoo alkalmazást megkaphatjuk egyetlen alkalmazás áráért, így a Dokumentumok modult is. Élj a lehetőséggel és digitalizáld irataidat! Ha támogatásra lenne szükséged, vedd fel velünk a kapcsolatot.