Nem olyan nehéz elképzelni, hogy a home office lehetősége a jövőben teljesen beépül az irodai munkavégzés menetébe. Épp ezért fontos, hogy megtegyék az első lépéseket azok a cégek, ahol a munkatársak rutinjába bele lehet szőni a távmunkát.
A digitalizáció kora van: soha nem volt könnyebb kommunikálni egymással és együttműködni, függetlenül időtől és helyszíntől. Egyre több cég és munkavállaló fedezi fel a távmunka előnyeit, de egyelőre azért ez a trend nem olyan univerzális, mint régen a fax vagy az email volt. A digitális lehetőségek adottak, akkor mégis miért ragaszkodnak annyian a tradicionális irodai munkához?
Két dologban látjuk az okokat: az egyik, hogy az emberek gondolkodását is updatelni kell, a másik pedig, hogy a megfelelő eszköz hiányzik a hatékony távmunkához. Egy jól felépített, személyre szabott modulokkal ellátott vállalatirányítási rendszerrel a munkáltató is biztonságban érezheti magát, és a munkavállaló munkanapjai is keretet kapnak.
Az általunk használt, belga fejlesztésű Odoo vállalatirányítási rendszer funkcióin keresztül cáfoljuk meg nektek a távmunkával kapcsolatos tévhiteket.
1. Ellenőrizhetőség
A legtöbb vezető azért ódzkodik az otthoni munkavégzés lehetőségétől, mert tart attól, hogy az alkalmazott nem végzi el a feladatait. Mi van, ha szörfözik a neten vagy videojátékozik? Mivel nem látja, hallja a munkatársait dolgozni, úgy érzi elveszíti a kontrollt. Pedig távolról is lehet ellenőrizni a munkavégzést, és az Odoo használatával a munkatársak sem fogják úgy érezni, hogy elsumákolhatnak 1-1 napi teendőt. Az asztali gépen és mobilon is elérhető kezelőfelület listázza a napi feladatokat és kimutatja azt is, hogy az illető mennyi időt szánt az adott projektre. Így a nap végén a vezető tiszta képet kap arról, hogy az alkalmazott mivel töltötte a napját.
2. Kommunikáció
Sokan azt is kifogásolják, hogy ha nincsenek egy irodában a csapattal, akkor az üzenetek áramlása lassabb és körülményesebb. Pedig egy email vagy egy gyors telefon sokkal lényegre törőbb és informatívabb, mint amikor átsétálunk a másik asztalához. Olyankor megzavarhat egy másik munkatárs, ráérősebben magyarázunk, kicsit eltrécselve az egyéb napi, akár személyes ügyekről is. Máris pörögnek a percek. Az Odoo felületén egy helyen kezelhetjük a névjegyeket, elérhetőségeket, így könnyedén elérjük egymást és az ügyfeleket.
3. Produktivitás
Következő érv a távmunka ellen a produktivitás romlásának lehetősége. Sokan azt feltételezik, hogy ha nem face-to face zajlik a munkavégzés, akkor az alkalmazott kevésbé tud fókuszálni, hiszen a saját környezetében több tényező is elterelheti a figyelmet. Pedig ha belegondolunk, az irodában is vannak zavaró tényezők, amik apró darabokra tördelik a napot: 10 perc egyeztetés, 15 perc telefonbeszélgetés, 20 perc telekonferencia, 15 perc munkatársi csevej, jön a postás, jön az ételfutár, fél óra meeting, miközben a többiek szintén telefonálnak, beszélgetnek és zörögnek bent. Tulajdonképpen az otthoni nyugodt környezet akár még produktívabb is tud lenni.
Nyilván ez hozzáállás kérdése, de egy felelősségteljes felnőtt ember tudja, hogy mi a feladata, főleg ha ezt követheti is idő-lebontásokban egy jól átlátható felületen. Az Odoo naptárában vezethető, hogy kinek épp milyen megbeszélése vagy találkozója van, ebből egyrészt látszik, hogy mikor ne zavarjuk a másikat, és az is, hogy épp mi vár ránk.
Ez távmunkában és bent az irodában is hasznos.
4. Kollektivitás
Hiába fejlődött a digitalizáció és alakult át a munkavégzés, az iroda még mindig a kollektivitás jelképe. Évtizedekkel ezelőtt azért volt szükség az irodai munkára, mert ott kollektívan megtalálható volt minden eszköz, ami a munkavégzést segítette: nyomtató, számítógép, céges dokumentumok/szerződések és vezetékes telefon. Ma már ezek nincsenek az irodához kötve, minden kellék megtalálható a háztartásokban, a számítógépet felváltotta a laptop, a vezetékes telefont az okos telefon, emellett minden dokumentum/adat tárolható felhőben is, vagyis a munkavállaló mindent ugyanúgy elér az irodán kívül is.
Elengedhetetlen, hogy a cégeknek legyen online tárhelye és a munkafolyamatokat is átlássák, rendszerezve az árajánlattól a számla kifizetésig. Az Odoo magyar nyelvű moduljában a legújabb szabályozásoknak megfelelő számlázás segíti a cégek működését.
5. Egyediség
A távmunka trükkös kihívás lehet, ha nincs jól megtervezve. Az Odoo segít abban, hogy hatékonyan és ellenőrzötten, saját egyedi módszer mentén működjön minden, akkor is, ha a csapat különböző helyszínekről dolgozik. A cég egyedi működési folyamata távmunkában is megtartható, sőt az Odoo is segít is annak fejlesztésében.
Nagy segítség ugyanis a rengeteg vállalkozástól begyűjtött "hogyan is működünk” információ, a Best Practice. Rengetegen gondolják úgy, hogy az Ő vállalkozások egyedi, senki más nem csinálja ugyanúgy. Természetesen ez lehet igaz is, főleg Magyarországon, azonban korántsem biztos, hogy így van. Az Odoo felhasználóinak a száma meghaladja a 4 milliót. A tapasztalatot ennyi ügyféltől meríti és azok alapján ad egy előre kialakított sablon működési módszert. Így sokkal-sokkal könnyebb egyedivé varázsolni a rendszert.
Ha szeretnél te is személyre szabott, a céged működését átfogó vállalatirányítási rendszerben dolgozni, akkor vedd fel a kapcsolatot munkatársainkkal!