Noha a vállalkozás önmenedzselésének számos előnye van, igazi kihívást jelenthet kézben tartani minden teendőt. Az egyik legnehezebb dolog az, ha a vezető mindent maga intéz: a fiókkezelésektől az online arculat kialakításáig, a találkozók menedzselésétől, az adózásig, az ügyfelek utánkövetésétől és a közösségi média platformok kezeléséig – és a listát még folytathatnánk. Ez a sok felelősség szinte kivitelezhetetlenné válik, amint a vállalkozás növekedésnek indul.
Az Odoo olyan üzleti eszközök széles spektrumát kínálja, amelyek segítenek és egyszerűsítenek minden vállalatirányítási folyamatot –függetlenül attól, hogy hol tart épp az üzlet.
Nagy segítség lehet a rendszer a teljes CRM-től kezdve a teljes értékesítési ciklus meghatározott részeiben. Minden vállalat kissé eltérő módon kezeli munkafolyamatait, az általa kínált szolgáltatások/termékek egyedisége alapján. Az általános folyamat nagyjából azonos mindenkinél: kutatás, kezdeti kapcsolatfelvétel, értékesítési felhívás, ajánlatküldés, illetve a projekt kidolgozása és nyomon követése. Így az Odoo használata esetén jelentős mennyiségű idő és erőfeszítés szabadítható fel, nem is beszélve az anyagiakról. Nézzük a konkrétumokat:
Észszerűsíti az üzleti folyamatokat
Egy vállalkozónak a siker kulcsa az, hogy bizalmi kapcsolatot hozzon létre és tartson fenn vállalkozása számára. Míg továbbra is kiszervezhet és segítséget kaphat egyes részfeladatokban, továbbra is alaposan meg kell értenie minden folyamatot. Tehát a „túlélés” legegyszerűbb módja egy megbízható rendszer létrehozása saját maga részére, amely biztosítja a magas színvonalú, átlátható munkát. A hatékonyság és az eredményesség kritikus jelentőségű.
Sok oka van annak, hogy észszerűsíteni kell az üzleti tevékenységet; azonban itt van néhány lépés, amiben az Odoo segít, és amiket mindenképpen fontolóra kellene venni:
• Segíti a papír csökkentését – Sokan még mindig úgy gondolják, hogy a papír alapú információk szükségesek, pedig valójában nem kell mindennek papíron lennie - helyette digitális is lehet minden.
• Segít az ismétlődő feladatok automatizálásában.
• Segít az összes adatot egy helyen tartani - a házon belüli kommunikációtól és könyveléstől az e-mail marketingig és ütemezésig; egy alkalmazáson belül megtalálható minden.
Modernizálja a kommunikációt
A kommunikáció az üzleti vállalkozás alapja. A hatékony kommunikáció a legfontosabb sikertényező a projektmenedzsment életciklusaiban. Átlagosan a számos projekt egyike kudarcot vall a projektmenedzser, a csapat tagjai és az ügyfelek között, méghozzá a kommunikáció hiánya miatt.
Milyen modulok állnak ehhez rendelkezésre?
Bejövő üzenetek
Az Odoo Inbox átlátható és hatékony kommunikációt biztosít a szervezeten belül, amivel lehetőség van egyéni és csoportos üzenetküldésre, élő csevegésre, egyéni és csoportos hanghívásokra, egyedi beszélgetésekre és fájlmegosztásra is. Így zökkenőmentes kommunikációt nyújt a csapattagoknak, az alosztályok között és igazából az egész vállalatnak. Lehetőség van arra is, hogy a beszélgetéseket különböző csatornákon keresztül szervezzük és szűrjük (esetleg konkrét projektekhez, műszaki támogatáshoz, általános csevegéshez stb.). A felhasználók több projektet, csoportot és egyéb elemet szervezhetnek hashtagek használatával, valamint megoszthatják a fájlokat egyszerűen odahúzva azokat a konkrét platformra.
Élő chat
Az élő csevegés integrálódik az Odoo alapú webhelyhez, lehetővé téve a csapat számára a kérdések megválaszolását, a találkozók ütemezését és a termék vagy szolgáltatás eladását az ügyfelekkel folytatott beszélgetések során.
SMS
Ha az ügyfél telefonszáma rögzítve van, akkor az Odoo SMS segítségével szöveges üzenetben sürgős frissítésekkel, infókkal is el lehet őket látni, kényelmesen, egyszerre. Az Odoo VOIP kétirányú kommunikációt biztosít, azaz az ügyfelek vissza tudnak írni minden elküldött üzenetre.
Az Odoo-val kevesebb idő tölthető e-mailekkel
Az e-mail minden szakember számára a legszükségesebb és leginkább időigényesebb feladat. Semmilyen esetben sem kerülhető el az ügyfelekkel való beszélgetés, és mondani sem kell, hogy nem is szabad elkerülni. Azonban az e-mail használatának módja és a rá szánt ideje átalakítható.
A felesleges e-mailek kiküszöbölése és a beérkező levelek hatékony kezelése segíthet abban, hogy a vezető vagy a csapat a jelentősebb projektekre összpontosítson.
Íme néhány beállítás, amellyel ez elérhető:
Automatikus válaszok
Érdemes automatikus válaszokat beállítani az általánosan kapott e-mailek típusaira, például:
• Új ügyfelek érdeklődése
• Gyakori kérdések
• Űrlap benyújtása utáni kapcsolatfelvétel
Ha egy vezető azt veszi észre, hogy több embernek ugyanazt a dolgot mondja el többször, akkor már érdemes automatikus választ kialakítani és használni. Még akkor is, ha utána fel kell venni a telefont, vagy közvetlenül utána több információt is meg kell adni.
Az automatikus e-mail hasznos további információt ad az ügyfeleknek, így plusz idő nyerhető a válaszadásra és kevesebb idő megy el a személyes beszélgetéskor!
Létre lehet hozni egy automatikus választ pl. ügyfél-kérdőívre, amely információkat és linkeket tartalmaz a vállalatról, és arról, hogy mik a következő lépések. A Marketing Automation alkalmazás használatával pedig új marketing kampány hozható létre. Itt az összes marketing teendő egy helyen kezelhető és elemezhető, ami szintén megkönnyíti a folyamatokat.
Tipp: az e-mail sablonhoz használni lehet a Meeting modult, ahol egy link átirányítja az illetőt az online hívások / találkozók foglalható időpontjaihoz.
Konzerv válaszsablonok
Minden ismétlődő, de személyre szabást igénylő válaszhoz érdemes egy konzerv válaszsablont építeni. A válasz automatizálásához így lesz egy állandó e-mail sablon, amely szerkeszthető és gyorsabban kiküldhető. Egy ilyen sablonban sokszor csak a tényleges dátumot és az árat kell megváltoztatni, a projekttől, ügyfelektől és időzítésektől függően.
Automatikus frissítések
Alapvető fontosságú a projektfrissítések kommunikálása az ügyfeleknek. Ez a teendő unalmas is lehet, különösen azoknál az ügyfeleknél, akik folyamatosan kérik őket. Kiváló módszer ennek kiküszöbölésére a Projektmenedzsment modul és a hozzá tartozó együttműködési eszközök használata. Hozzáférés adása után az ügyfelek láthatják a naprakész, valós idejű információkat a projekt folyamatáról. Ez a modul olyan funkciókkal is rendelkezik, mint az automata e-mail értesítések és az elemzések, amelyek azonnal értesítik az ügyfelet, ha bármilyen feladat teljesült vagy elindult a projektben. Így nem kell külön e-mailt küldeni, miután valaki kipipált egy teendőt.
A beérkező levelek automatikus szűrése
Az Odoo Beérkezett üzenetek mappában létrehozott csatornák és szűrők segítségével csak azok az alapvető e-mailek jelennek meg, amelyeket épp látni akarja a felhasználó, így könnyű kizárólag a legfontosabb üzenetekre összpontosítani.
