Kockás füzetből valós idejű adatokig – így váltott a Szerviz Transz Odoo-ra
A hulladékszállítás első hallásra egyszerű szolgáltatásnak tűnhet: rendelés érkezik, konténer megy, hulladék jön. A valóság azonban ennél jóval összetettebb. A Szerviz Transz története jól mutatja, hogy egy gyorsan növekvő cég életében mikor jön el az a pont, amikor a különálló rendszerek, Excel-táblák és kézi megoldások már nem segítik, hanem lassítják a működést.
Virág Levente a cég vezetőivel beszélgetett arról, hogyan jutottak el a szigetmegoldásoktól egy egységes Odoo-rendszerig.
Virág Levente: Röviden mutassátok be a céget: mivel foglalkozik a Szerviz Transz?
Szappanos László: A Szerviz Transz hulladékszállítással és hulladékfeldolgozással foglalkozik, elsősorban Budapesten és Pest megyében. Konténereket szállítunk ki ügyfelekhez, a begyűjtött hulladékot pedig a telephelyünkön válogatjuk, feldolgozzuk, és nagy arányban újrahasznosításra készítjük elő. Éves szinten több százezer tonna hulladékot kezelünk, ennek közel 90 százalékát újrahasznosítjuk.
Virág Levente: Ez már önmagában is komoly működést feltételez. Mikor éreztétek először, hogy a régi rendszeretek már nem elég?
Szappanos László: Ahogy nőtt a cég, egyre több minden működött külön. Volt külön rendszer a könyvelésre, Excel a nyilvántartásokra, Google Naptár a fuvarszervezésre. Egy darabig ezek a megoldások még vitték a céget, de egy idő után már inkább széthúzták a működést. Nehézkes volt a számlázás, nem volt valódi visszakövethetőség, és sokszor inkább megérzésből kellett dönteni, nem adatokból.
Virág Levente: Tehát nem az volt a gond, hogy ne lett volna rendszer, hanem hogy túl sok külön rendszer volt?
Szappanos László: Pontosan. Digitalizáltak voltunk, csak éppen darabokban. Olyan volt, mintha egy repülőt próbálnánk vezetni műszerek nélkül. Ment, de egyre nagyobb kockázattal.
Virág Levente: Először mégsem az Odoo felé indultatok. Mi történt?
Szappanos László: Először egyedi fejlesztésben gondolkodtunk. Rengeteg időt, energiát és pénzt tettünk bele, de végül nem kaptunk olyan rendszert, amivel valóban dolgozni lehetett volna. Két év után is ott tartottunk, hogy tesztelni is alig tudtuk. Ez nagyon kijózanító tapasztalat volt.
Virág Levente: Mi volt a legnagyobb probléma az egyedi fejlesztéssel?
Szappanos László: A kiszolgáltatottság. Ha minden egyetlen fejlesztőcsapat tudására épül, akkor minden változtatás, minden új igény, minden módosítás tőlük függ. Ez nemcsak lassú, hanem hosszú távon veszélyes is.
Virág Levente: Gerő, te hogyan találtad meg az Odoo-t?
Hanzik Gerő: Alternatívákat kerestem, mert látszott, hogy az egyedi fejlesztés nem fog minket kihúzni ebből a helyzetből. Több rendszert is megnéztem, de az Odoo rögtön más benyomást keltett. Nemcsak modernebbnek tűnt, hanem rugalmasabbnak is. Már az első próbák után látszott, hogy nem mindent kell nulláról felépíteni, hanem egy jól átgondolt alapra lehet építkezni.
Virág Levente: Mi fogott meg benne leginkább?
Hanzik Gerő: Az, hogy egyszerre volt strukturált és szabad. Nem egy merev rendszer, amibe bele kell szorítani a céget, hanem egy olyan platform, amit lehet alakítani. Nekünk ez kulcskérdés volt.
Virág Levente: Hol kezdtétek a bevezetést?
Hanzik Gerő: A fuvarszervezéssel. Ez volt az egyik legégetőbb pont. Korábban Google Naptár, telefon, papír és rutin vitte a rendszert. Ez kis méretben még működik, de amikor már sok autó, sok sofőr, sok cím és sok ezer konténer mozog, ott ez már nem elég. Az Odoo-val néhány hónap alatt eljutottunk oda, hogy a sofőrök már telefonon kapták a címeket, mi pedig valós időben láttuk, melyik konténer hol van és milyen státuszban.
Virág Levente: Mennyire volt nehéz ezt elfogadtatni a kollégákkal?
Szappanos László: Őszintén szólva mindenki ettől félt a legjobban. De végül sokkal gyorsabban ment, mint vártuk. Szerintem azért, mert nem rájuk öntöttünk egy nagy rendszert, hanem pont annyit mutattunk meg belőle, amennyire nekik szükségük volt. Így nem bonyolultnak látták, hanem használhatónak.
Virág Levente: Milyen gyorsan lett ebből tényleges eredmény?
Szappanos László: Meglepően gyorsan. Márciusban indultunk el, és őszre már élesben működött a fuvarszervezés. Fél év alatt a kockás papírról eljutottunk oda, hogy a sofőrök telefonon kapták a feladatokat, és a rendszer pontosan nyilvántartotta a konténermozgásokat. Ez számomra elképesztő tempó volt.
Virág Levente: Mi volt az első pont, amikor azt mondtátok: igen, ez tényleg működik?
Szappanos László: Amikor már nem érzésre mondtuk, hogy mi történik a cégben, hanem láttuk. Amikor egy kérdésre nem azt válaszoltuk, hogy „szerintem”, hanem azt, hogy „itt vannak a számok”.
Virág Levente: Miben hozta a legnagyobb változást az Odoo?
Hanzik Gerő: Abban, hogy a működés végre mérhető lett. Korábban is volt adat, csak szétszórva, Excelben, külön rendszerekben, késéssel. Most egy helyen, gyorsan, strukturáltan látjuk ugyanazt a céget. Ez vezetői oldalról óriási különbség.
Virág Levente: Tudtok konkrét üzleti eredményt is mondani?
Hanzik Gerő: Igen. Például az előre fizetett rendelések kezelése korábban hosszadalmas folyamat volt: diszpécser, pénzügy, visszajelzés, újabb egyeztetés. Ma ez gyakorlatilag egy kattintásos folyamat. Ennek köszönhetően jelentősen nőtt az előre kifizetett konténerek száma és összege, ami cash flow szempontból hatalmas előrelépés.
Virág Levente: Az értékesítésben is érződik a változás?
Szappanos László: Igen, és nagyon látványosan. Korábban nagyjából 30 százalék körül volt az értékesítési sikerességünk. Ma már a 60 százalékot közelítjük. Ez nyilván nem csak a rendszer érdeme, de az Odoo nélkül ezt nem tudtuk volna ilyen pontosan mérni és ilyen tudatosan fejleszteni.
Virág Levente: Mi segített ebben leginkább?
Hanzik Gerő: Az, hogy az értékesítőink már nem utólag kapnak visszajelzést, hanem azonnal látják a saját számaikat. Nem kell megvárni a havi értékelést, napi szinten van visszacsatolás. Ez sokkal gyorsabb fejlődést tesz lehetővé.
Virág Levente: Marketingoldalon miben lettetek erősebbek?
Hanzik Gerő: Nálunk több weboldal és több telefonszám működik, ezért fontos látni, honnan jönnek az érdeklődők. Az Odoo-t összekötöttük a telefonközponttal, így ma már pontosan látjuk, melyik csatornából lett valódi ügyfél. Ez azért fontos, mert így nemcsak több adatunk van, hanem jobb döntéseink is.
Virág Levente: Vagyis végre nemcsak költitek a marketingpénzt, hanem látjátok is, mi működik?
Hanzik Gerő: Igen, és ez nagy különbség. Így már nem érzés alapján döntünk arról, hová érdemes több fókuszt tenni.
Virág Levente: Mi a következő nagy lépés?
Hanzik Gerő: A számlázás és a készletkezelés további automatizálása. A cél az, hogy minél kevesebb kézi adminisztráció maradjon a rendszer körül. Ha az adat egyszer már megszületett, ne kelljen még háromszor külön beírni valahova.
Virág Levente: Ez nálatok különösen fontos lehet, hiszen rengeteg mozgó tétel van a rendszerben.
Hanzik Gerő: Így van. Nálunk minden nap nagy mennyiségű anyag, jármű, ügyfélkérés és státusz mozog egyszerre. Ilyen környezetben az automatizálás nem kényelmi kérdés, hanem működési alap.
Virág Levente: Ha most egy másik cégvezető ülne itt, aki még csak ERP-választás előtt áll, mit tanácsolnátok neki?
Szappanos László: Azt, hogy nagyon gondolja végig, akar-e teljesen egyedi fejlesztésre építeni. Mi végigmentünk ezen az úton, és megtapasztaltuk a határait. Egy gyorsan növekvő KKV-nak szerintem olyan rendszer kell, ami rugalmas, fejleszthető, de nem zárja be egyetlen fejlesztő vagy egyetlen cég világába.
Hanzik Gerő: Én azt mondanám, hogy ne csak a jelenlegi problémára keressen megoldást, hanem a következő három-öt évre is. Nekünk az Odoo legnagyobb ereje az, hogy nem egyszeri projektként működik, hanem egy olyan alapként, amire lépésről lépésre lehet tovább építkezni.
Virág Levente: Egy mondatban: mit adott nektek az Odoo?
Szappanos László: Átláthatóságot, nyugalmat és biztosabb döntéseket.
Hanzik Gerő: Egy olyan rendszert, ami nem visszafogja, hanem támogatja a növekedést.