Tevékenységek és Automatizálás – Amikor a CRM helyettünk is dolgozik
Képzeld el, hogy az Odoo CRM nem csupán egy adatbázis, hanem egy intelligens asszisztens, aki pontosan tudja, mikor kell cselekedned. Reggel bejelentkezel, és a rendszer nem csak mutatja a tegnapi lehetőségeket, hanem már ütemezte is a mai hívást, elkészítette az e-mail sablont, és figyelmeztet, ha egy ügyfél 3 napja válasz nélkül maradt. Ez nem varázslat – ez az Odoo CRM tevékenységek (activities) és automatizálási rendszerének ereje, amely a napi sales munkát nem csak könnyebbé, hanem szinte önjáróvá teszi. Ebben a részben mélyen belemerülünk abba, mit tud ez a modul a napi interakciók és folyamatok kezelésében – hogyan válik a kaotikus „ne felejtsem el felhívni” érzés egy precíz, automatizált gépezetté.
A tevékenységek az Odoo CRM idegrendszerei: minden érdeklődés vagy lehetőség kártyáján ott a kis óra ikon – a „Tevékenységek ütemezése”. Erre kattintva nem csak egy sima emlékeztetőt hozol létre, hanem egy kontextus-érzékeny feladatot, amely szinkronizálódik a naptáraddal, és automatikusan frissül a státuszok alapján. A rendszer alapvetően többféle tevékenységet kínál: hívás, e-mail, meeting, teendő, feltöltés – és mindegyikhez tartozik egy következő lépés javaslat. Például, ha egy hívást jelölsz készként, az Odoo azonnal felajánlja: „Küldj e-mailt az ajánlattal” vagy „Ütemezd be a bemutatót 2 nap múlva”. Ez nem csak időt spórol, hanem megakadályozza a kiesést – a sales folyamat soha nem áll meg, mert a rendszer mindig tudja, mi a következő logikus lépés.
Ami igazán kiemelkedő, az az automatikus tevékenységláncok lehetősége. Az Odoo CRM-ben beállíthatsz saját munkafolyamatokat, amelyek bizonyos eseményekre automatikusan reagálnak. Például:
- Amint egy érdeklődés bekerül a rendszerbe, 1 órán belül automatikusan létrejön egy „Hívás” tevékenység.
- Ha a hívás kész, 2 nap múlva automatikusan felbukkan egy „Követő e-mail”.
- Ha az ügyfél nem válaszol 3 napig, piros figyelmeztetés jelenik meg, és a tevékenység késedelmesként jelölődik.
Ez a láncolat nem merev – teljesen testreszabható. A Konfiguráció → Tevékenységek menüben új típusokat hozhatsz létre, például „Demo bemutatása” vagy „Szerződés aláírása”, és mindegyikhez beállíthatod, hogy hány nap múlva, milyen típusú következő tevékenység induljon. A rendszer emellett intelligens javaslatokat is ad: ha egy lehetőség a „Minősített” szakaszba kerül, automatikusan felajánlhatja a „Ajánlat készítése” tevékenységet, előre kitöltött sablonnal.
A tevékenységek nem csak a te naptáradban élnek – csapat-szinten is működnek. A vezető látja, ki milyen tevékenységet ütemezett, ki késik, és ki már kész a feladatával. A „Saját tevékenységeim” nézetben mindenki csak a saját feladatait látja, de a „Csapat tevékenységei” szűrővel a teljes sales csapat munkája átlátható. Ráadásul a rendszer színekkel jelöli a késedelmes tevékenységeket – piros, ha lejárt, sárga, ha ma esedékes –, így egy pillantással látható, hol van sürgős teendő. Ez különösen hasznos nagyobb csapatoknál, ahol a vezető nem akar mindenkit külön kérdezgetni.
Az automatizálás csúcsa a tevékenységek és a pipeline szakaszok összekapcsolása. Amikor egy lehetőséget áthúzol pl. a „Javaslat” szakaszba, az Odoo automatikusan generálhat egy tevékenységet: „Ajánlat elküldése”. De ez nem csak egy emlékeztető. Az Odoo Sales moduljával integrálva ez a tevékenység egy kattintással megnyitja az árajánlat-készítőt, ahol professzionális, sablon-alapú ajánlatot generálhatsz, és azonnal ki is küldheted az ügyfélnek digitális aláírásra. A CRM nemcsak emlékeztet az ajánlatra, hanem segít is elkészíteni és elküldeni azt.
Az automatizálás azonban itt nem áll meg. A rendszer intelligensen tisztán is tartja a pipeline-t. Ha például véletlenül kétszer rögzítesz egy ügyfelet, az Odoo felismeri a potenciális duplikációt, és felajánlja a Hasonló lehetőségek egyesítése (Merge) funkciót, hogy minden adat, tevékenység és jegyzet egy helyre kerüljön. És mi történik, ha egy üzletet elveszítünk? A rendszer nem csak hagyja eltűnni. Amikor egy lehetőséget 'Elveszett'-re állítasz, az Odoo bekéri az elvesztés okát (pl. 'Túl drága', 'Konkurencia nyert'), ami kulcsfontosságú a későbbi riportokhoz. Sőt, ha az ügyfél fél év múlva meggondolja magát, egy kattintással visszaállíthatod (Restore) az elveszett lehetőséget, az összes előzményével és tevékenységével együtt.
Összességében a tevékenységek és az automatizálás az Odoo CRM proaktív oldala: nem várja, hogy te emlékezz mindenre, hanem maga emlékeztet, javasol, és cselekszik. Egy kisvállalkozásnál ez azt jelenti, hogy a saleses nem felejt el követni, a vezető látja a bottleneck-eket, és a csapat hatékonyabban zárja az üzleteket. Ha eddig a „majd holnap felhívom” volt a stratégiád, az Odoo CRM megmutatja, hogyan lehet a „már holnap meg is hívtam” a valóság.
Következő rész: Csapatkezelés, prediktív pontozás és elemzés – hogyan válik a CRM egy komplett sales intelligencia központtá.
Ha Te is szeretnél magadnak egy ilyen szuper új rendszert, akkor foglalj konzultációs időpontot
nálunk!