Odoo Sales Mesterkurzusa – 4. rész
A Fekete Öves Sales: Automatizációk, Riportok és a "Láthatatlan" Adminisztráció
Elérkeztünk a Mesterkurzus záróakkordjához. Ha követted az első három részt, akkor már van egy profin beállított céged, gyönyörű ajánlataid és egy motivált, jutalékért hajtó csapatod, akik a Pipeline-ban követik az üzleteket. De az igazi Odoo-varázslat akkor kezdődik, amikor a rendszer elkezd helyetted dolgozni. Ebben a részben a Sales modul "motorházteteje" alá nézünk: beállítjuk azokat az automatizmusokat, amik nullára csökkentik a manuális adminisztrációt, és megnézzük, hogyan számlázz ki projekteket és szolgáltatásokat anélkül, hogy valaha is megnyitnál egy számlatömböt.
Amikor az Ajánlatból Projekt Lesz: Szolgáltatások Értékesítése
Sok cég nem dobozos terméket árul, hanem szakértelmet, fejlesztést vagy tanácsadást. Itt válik az Odoo verhetetlenné a Time & Material (Idő és Anyag) alapú számlázással.
Felejtsd el, hogy külön Excelben vezeted az órákat és külön rendszerben számlázol. Az Odoo-ban beállíthatod, hogy egy "Tanácsadás" nevű szolgáltatás eladásakor a rendszer automatikusan hozzon létre egy Projektet vagy egy Feladatot (Task). Ahogy a kollégáid elkezdik rögzíteni a munkaidejüket (Timesheet) erre a feladatra, a Sales modul a háttérben "gyűjti" a kiszámlázható órákat. A hónap végén – vagy mérföldköveknél – egyetlen kattintással generálhatsz számlát a ténylegesen elvégzett munkáról. Az ügyfél elégedett, mert pontos elszámolást kap, te pedig nyugodt vagy, mert egyetlen perc sem veszett el a számlázásból.
"Robotpilóta" Üzemmód: Automatizált Műveletek (Automated Actions)
Miért küldenél manuálisan emlékeztetőt, ha a szoftver is megteheti? Az Odoo automatizációs lehetőségeivel a Sales folyamat önjáróvá válik.
Például beállíthatod, hogy ha egy ajánlat státusza "Megnyert"-re vált, a rendszer automatikusan küldjön egy "Köszönjük a megrendelést" e-mailt az ügyfélnek, és ezzel egyidőben hozzon létre egy feladatot a raktárvezetőnek az összekészítésre. Vagy fordítva: ha egy ajánlat már 10 napja "Elküldve" státuszban áll válasz nélkül, a rendszer küldjön egy udvarias emlékeztetőt az ügyfélnek, és értesítse az üzletkötőt. Ezek az apró, de következetes lépések azok, amikkel egy cég kitűnik a tömegből – miközben az értékesítőid az új üzletekre fókuszálhatnak, nem az adminisztrációra.
A Nagy Testvér: Riportok és Vezetői Elemzések
Egy jó vezető nem érzésre, hanem adatokra alapozva dönt. Az Odoo Sales Reporting felülete nem csak színes grafikonokat kínál, hanem mély üzleti intelligenciát.
A pivot táblák segítségével bármilyen dimenzióban elemezheted a cégedet. Kíváncsi vagy, melyik üzletkötőd hozza a legnagyobb árrést (és nem csak a legnagyobb bevételt)? Vagy hogy melyik hónapban volt a legtöbb elvesztett ajánlat, és miért? Pár kattintás, és látod. Sőt, az Odoo 19-ben már beállíthatsz automatikus riportküldést is: minden hétfő reggel megkaphatod e-mailben a heti értékesítési összefoglalót PDF-ben, anélkül, hogy be kellene lépned a rendszerbe.
A Hó Végi Elszámolás: Jutalékok Kifizetése
Az első részben beállítottuk, a harmadik részben követtük, most pedig "learatjuk a babérokat". A hónap vagy negyedév végén a Sales modul Jutalékelszámolása leveszi a terhet a pénzügyes válláról.
Mivel minden üzletkötőhöz hozzárendeltük a tervet, és a rendszer folyamatosan számolt, a záráskor csak egy listát kell lekérned. Az Odoo megmutatja, kinek mennyi jutalék jár a ténylegesen kifizetett számlák (vagy megkötött üzletek) után. Ezt az adatot akár közvetlenül a bérszámfejtésbe vagy a szállítói számlák közé is átküldheted (ha az üzletkötő alvállalkozó). Tiszta sor, átlátható matek, boldog csapat.
Végszó: A Rendszer, Ami Érted Dolgozik
Ezzel a Sales Mesterkurzus végére értünk. Négy rész alatt eljutottunk a puszta telepítéstől egy olyan komplex rendszerig, ahol:
- Profi, dinamikus ajánlatok mennek ki,
- Az ügyfelek online írnak alá és fizetnek,
- A szolgáltatások számlázása az elvégzett munka alapján történik,
- A csapatot egy transzparens jutalékrendszer hajtja,
- A vezető pedig valós idejű adatok alapján kormányoz.
Ez az Odoo Sales moduljának igazi ereje: nem csak egy szoftver, hanem egy módszertan, ami rákényszerít a hatékonyságra – de úgy, hogy közben élvezed a munkát.
Köszönjük, hogy velünk tartottál ebben a sorozatban! Ha készen állsz a megvalósításra, mi itt vagyunk.
Ha Te is szeretnél magadnak egy ilyen szuper új rendszert, akkor foglalj konzultációs időpontot nálunk!